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你如何管理和掌控你的團(tuán)隊任務(wù)——通過電子郵件？還是電子表格？也許是其中之一，對吧？不幸的是，這些都不是最合適管理團(tuán)隊任務(wù)的工具。

工作流自動化或許是你最好的選擇。它是一種技術(shù)工具，可以為您的公司提供多種優(yōu)勢，其中最重要的無疑是更大地控制任務(wù)的能力以及通過管理面板訪問多種數(shù)據(jù)的可能性。但要實現(xiàn)高效的團(tuán)隊管理，還需要有別的出色功能。本篇我們將探討有關(guān)工作流自動化的這些特性。

1．使用國際標(biāo)準(zhǔn)符號

毫無疑問，工作流自動化軟件應(yīng)該也遵循行業(yè)內(nèi)最通用的BPMN符號來對工作流程進(jìn)行表述和建模。

這樣，確保了每個參與的人都能夠更容易地溝通，并且，如果新成員加入團(tuán)隊，或者甚至當(dāng)涉及到進(jìn)行演示和向外部客戶展示時，每個人都會知道這些流程圖中符號的意義。這將使您的客戶對貴公司提供的產(chǎn)品或服務(wù)的價值有更大的了解。

（工作流程圖）

2．能夠輕松快速地創(chuàng)建規(guī)則和集成

如今，要求用戶掌握編碼和高級編程的復(fù)雜平臺時代已經(jīng)過去。當(dāng)今最先進(jìn)的工作流自動化軟件使用低代碼的BPM為基礎(chǔ)，建立具有直觀的拖放界面，讓您直觀地配置規(guī)則和表單。

此外，工作流軟件必須允許通過Web服務(wù)和插件應(yīng)用程序進(jìn)行集成。以下是Alphaflow的一個示例：

通過以打字形式填寫表格，在AF中啟動一個流程。當(dāng)你在AF完成一項任務(wù)時，通過釘釘發(fā)送一條消息?；蛘咄ㄟ^其他應(yīng)用工具啟動一個流程。

（綁定釘釘賬戶設(shè)置）

3．遠(yuǎn)程訪問和實時共享

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個改變工作習(xí)慣和公司經(jīng)營方式的寫照。如今，無論員工在哪里，他們都可以通過基于云的工具訪問數(shù)據(jù)，這已經(jīng)成為了我們工作模式中的一個不可分割的部分。對于移動辦公人員、出差人員、自由職業(yè)者這種工作方式都給予了不可估量的幫助。

在這種情況下，工作流自動化軟件必須具有移動性和協(xié)作資源，才能充分利用這種新文化。此外，基于云的流程自動化解決方案促進(jìn)了跨團(tuán)隊的更多協(xié)作，使流程能夠?qū)崟r監(jiān)控，并快速觸發(fā)操作和修正。

4．對截止日期的預(yù)警

您的流程自動化軟件應(yīng)該允許您在工作流程中設(shè)置截止日期。在我看來，它是工作流自動化軟件的主要特性之一。

同時，它還應(yīng)允許創(chuàng)建“觸發(fā)器”，以提醒員工和管理人員該截止日期的進(jìn)度，促進(jìn)對任務(wù)的優(yōu)先排序和積極參與。

這里有一個例子：對于差旅申請流程，假如我們設(shè)定必須在最多4小時內(nèi)完成申請。那么，當(dāng)差旅申請流程被遞交后，在其截止日期過了50%后，系統(tǒng)將向負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)此事的工作人員發(fā)送電子郵件。仍在同一流程中，如果達(dá)到最后期限的70%，則自動把申請流程推送到該協(xié)調(diào)人員的事務(wù)流程中。（當(dāng)然，我們可以根據(jù)不同團(tuán)隊的要求設(shè)定觸發(fā)器的節(jié)點和任務(wù)內(nèi)容。）

除了幫助團(tuán)隊完成調(diào)配最后期限的資源外，工作流自動化軟件還提供即將到期的已完成和未完成的注冊——例如有關(guān)團(tuán)隊的財務(wù)補償、績效評估等等。

設(shè)定一組好的截止日期將允許管理者在特殊情況下能委派更多的任務(wù)，節(jié)約管理成本。

5．支持多種設(shè)備

什么設(shè)備都不重要。優(yōu)秀的工作流自動化軟件應(yīng)該為任何屏幕大小提供一個接口，具備任何終端的自適應(yīng)功能。通過這種方式，團(tuán)隊和管理者能更加敏捷地完成工作，并且不受時間、地點的制約。

（PC端和移動端同步支持）

6．云基礎(chǔ)設(shè)施

工作流自動化軟件能使用戶從各種IT維護(hù)和基礎(chǔ)設(shè)施任務(wù)中解脫出來，傳統(tǒng)的服務(wù)器維護(hù)、昂貴的互聯(lián)網(wǎng)鏈接獲取和維護(hù)、數(shù)據(jù)庫和文件備份、環(huán)境管理等成本讓企業(yè)疲于應(yīng)對。一旦擁有了云基礎(chǔ)設(shè)施，高昂的維護(hù)費用也將大大減輕。

云計算已經(jīng)改變了這種情況。在云計算之前，系統(tǒng)被保存在數(shù)據(jù)中心，具有極高的可用性、安全性和競爭成本。在云設(shè)備為基礎(chǔ)的軟件中，維護(hù)成本被分配給所有客戶，但同樣它保證了數(shù)據(jù)的安全性和實時性。

7．業(yè)務(wù)的自動化和管理

除了允許更好地控制流程活動，工作流自動化還將促進(jìn)管理，在很大程度上消除電子郵件和電子表格的使用。最后，通過領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙，可以實時分析關(guān)鍵績效指標(biāo)，并以更靈活和準(zhǔn)確的方式幫助企業(yè)決策者做出決策。