作者:alphaflow來源:flowyun.com訪問:126時(shí)間:2019-05-09
長久以來,工作流自動(dòng)化一直是大多數(shù)企業(yè)財(cái)務(wù)部門的熱門詞匯,許多企業(yè)也聲稱看到了自動(dòng)化審批流程可以帶來的好處。事實(shí)上,有太多的公司只對(duì)財(cái)務(wù)管理流程中的某一部分進(jìn)行數(shù)字化處理,而其余部分則讓團(tuán)隊(duì)成員手動(dòng)處理。這往往造成了企業(yè)財(cái)務(wù)審批經(jīng)常性的延遲。
在我們的實(shí)踐中,我們發(fā)現(xiàn)大多數(shù)團(tuán)隊(duì)遇到的問題多有雷同,如果您的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)也遇到如下情況,那么,是時(shí)候要考慮加快財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化了。
過分依賴紙張作為處理工具
紙張是任何企業(yè)效率最大的敵人。許多人認(rèn)為,通過簡單地減少財(cái)務(wù)審批流程中的紙張數(shù)量,就可以減少財(cái)務(wù)審批過程中的任何延遲。事實(shí)上,如果僅用數(shù)字發(fā)票、自動(dòng)批準(zhǔn)和自動(dòng)付款工作流程替換財(cái)務(wù)部門的部分工作,不消除所有的文書記錄工作,那么延遲將不可避免地阻礙你的審批流程。存在的每張紙質(zhì)發(fā)票,都有一個(gè)手動(dòng)步驟需要實(shí)現(xiàn),這耗費(fèi)你大量的處理時(shí)間從而降低工作效率。
復(fù)雜的手動(dòng)流程導(dǎo)致職責(zé)模糊
在一個(gè)企業(yè)的財(cái)務(wù)審批過程中,會(huì)涉及許多參與者——從數(shù)據(jù)錄入操作員人到財(cái)務(wù)人員、直屬經(jīng)理、審批人,有時(shí)還有涉及外部客戶。因此,純手工的方式跟蹤個(gè)人責(zé)任和職責(zé)非常困難。當(dāng)審批內(nèi)容經(jīng)過無數(shù)人手中時(shí),就會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤,從而導(dǎo)致審批延期。
此外,由于手動(dòng)流程所提供的信息出現(xiàn)錯(cuò)誤或信息不完整,在一次次人員傳遞中就有可能造成巨大的偏差。比如付款信息丟失、訂單信息不完整以及編碼通知出現(xiàn)錯(cuò)誤等等,都會(huì)為審批流程增加難度。
一個(gè)完全數(shù)字化和自動(dòng)化的財(cái)務(wù)管理工具可以自動(dòng)跟蹤流程的所有階段,幫助每個(gè)人準(zhǔn)確了解他們的職責(zé);同時(shí)迫使用戶輸入準(zhǔn)確的相關(guān)信息,保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性,并加快流程進(jìn)度。
在數(shù)字審批的泥潭中摸索
也許你已經(jīng)使用了一個(gè)數(shù)字審批系統(tǒng)來改變你的審批流程,但是為什么你的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)仍然被審批流程延誤所困擾呢?
如果出現(xiàn)了上面的情況,那肯定是你當(dāng)前的數(shù)字化系統(tǒng)只自動(dòng)化了審批流程中眾多步驟的一部分,沒有成為串聯(lián)的協(xié)作機(jī)制。這意味著你的財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)成員必須在每個(gè)零散的自動(dòng)化步驟之間,夾雜手動(dòng)操作,這當(dāng)然會(huì)阻礙你的整個(gè)財(cái)務(wù)工作審批流程。自動(dòng)化和紙張流程之間的不斷轉(zhuǎn)換一定會(huì)導(dǎo)致混亂,并妨礙追責(zé)。
要真正從數(shù)字審批角度為你的業(yè)務(wù)節(jié)省時(shí)間,你需要使用一個(gè)更加全面的系統(tǒng),該系統(tǒng)為你的財(cái)務(wù)審批需求提供足夠強(qiáng)大的功能,以全面自動(dòng)化你的整個(gè)財(cái)務(wù)管理工作流程。
Alphaflow如何影響你的財(cái)務(wù)審批
真正的自動(dòng)化可以全面改變你的業(yè)務(wù)流程。Alphaflow的創(chuàng)新應(yīng)用系統(tǒng)可以為你提供可定制化的、高效的工作流程,這些工作流程可以完全滿足你現(xiàn)有的審批流程需要。許多現(xiàn)有的手動(dòng)操作流程都可以自動(dòng)完成。
通過用Alphaflow的財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化解決方案替換所有財(cái)務(wù)審批相關(guān)的紙質(zhì)處理和手動(dòng)處理流程,你可以節(jié)約大量的時(shí)間,并因此獲益。
讓我們來看一個(gè)財(cái)務(wù)審批的例子:
由于Alphaflow提供的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)可以輕松地和其他部門所使用的系統(tǒng)進(jìn)行集成,方便你對(duì)企業(yè)不同的部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。在這些系統(tǒng)間的工作流傳遞,脫離了紙質(zhì)或手工處理,會(huì)大大提高財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化的效率。
結(jié)論
適用Alphaflow能讓大多數(shù)組織都有機(jī)會(huì)簡化財(cái)務(wù)審批流程,提高財(cái)務(wù)管理效率?;谠贫说臄?shù)據(jù)訪問,確保了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程中的參與者不受時(shí)間、地點(diǎn)、設(shè)備的制約,加快了財(cái)務(wù)審批流程的效率。
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