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遠(yuǎn)程工作的場景在我們當(dāng)代生活中比重越來越大。尤其受疫情影響，這樣遠(yuǎn)程工作已經(jīng)慢慢滲透我們的生活：教師的課堂搬到了網(wǎng)絡(luò)；員工打卡簽到了辦公App上；招聘也成為互聯(lián)的視頻面試。那么，對于這些遠(yuǎn)程工作的團(tuán)隊(duì)和他們的雇主來說，異地辦公對雙方的好處在哪里呢？

首先，它提供了靈活性、便利性和工作的獨(dú)立性，這讓很多年輕人青睞。我們會發(fā)現(xiàn)有太多的年輕團(tuán)隊(duì)選擇在家辦公或者在咖啡店辦公。異地工作也對雇主有利，不僅僅節(jié)省大量間接費(fèi)用。研究表明，與在辦公室工作的同事相比，遠(yuǎn)程工作者的生產(chǎn)力更高，而且他們的參與度更高，這是忠誠度和保留率的關(guān)鍵因素。蓋洛普有一份研究表明，在60-80％的時間內(nèi)進(jìn)行遠(yuǎn)程工作的員工比同齡人更活躍，這有助于提高工作滿意度、績效和團(tuán)隊(duì)整體的活力。

盡管遠(yuǎn)程工作有些好處，但是在某些企業(yè)中，使用遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)管理工作流仍然是一個挑戰(zhàn)。

沒有面對面的交流，員工很容易感到脫節(jié)、被孤立，這可能導(dǎo)致流程中溝通的障礙。當(dāng)您的團(tuán)隊(duì)成員從北京飛到紐約，并且只有幾個工作時段是重疊時，這樣的問題就會被放大。時差造成的交流延誤會讓一個項(xiàng)目落后于計劃好幾天。

但是，有幾種策略可以幫助保持工作順暢，即使在可能永遠(yuǎn)不會互相碰面的團(tuán)隊(duì)之間也是如此。這里有六個與大家分享的經(jīng)驗(yàn)：

1.建立分配協(xié)議

遠(yuǎn)程工作要求對工作請求和分配采取有條理的規(guī)劃，以確保在人員變動中不會丟失任何內(nèi)容。即使在最接近的辦公環(huán)境中，非正式的、口頭的要求也可能是工作流里一個大問題。但是當(dāng)團(tuán)隊(duì)分布時，問題可能迅速升級，團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人很可能因?yàn)槿藛T疏離造成的信息不對等，而忘記了誰在負(fù)責(zé)什么了。

為各種傳入傳出的工作請求和分配任務(wù)建立協(xié)議。比如，可以簡單地將所有工作請求發(fā)送到特定的電子郵件或建立有序的工作流。創(chuàng)建請求模板或創(chuàng)造性的簡短模板，以幫助團(tuán)隊(duì)成員了解和掌握分配任務(wù)后所需的所有信息。

2.使用文件和資產(chǎn)存儲

對于遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)來說，管理數(shù)字資產(chǎn)并確保隨時訪問所需的文檔是絕對必要的。來回傳送的文件既麻煩又耗時，并且容易存在版本錯誤的風(fēng)險。因此，取而代之的應(yīng)該是創(chuàng)建一個文檔和資源資料的中央存儲庫，使用數(shù)字資產(chǎn)管理（DAM）軟件或百度云之類的簡單文件即可輕松訪問。這樣可以確保沒有人在等待材料時影響工作。

3.使用協(xié)作工具

除非采取積極措施確保團(tuán)隊(duì)的包容性，否則遠(yuǎn)程員工難免會感到被孤立。實(shí)際上，大約三分之二的遠(yuǎn)程工作人員擔(dān)心同事在沒有告知他們的情況下更改項(xiàng)目計劃。

為了避免這種情況，應(yīng)該幫助每個團(tuán)隊(duì)成員保持聯(lián)系，使用實(shí)時協(xié)作工具來捕獲有關(guān)項(xiàng)目信息，無論是計劃還是進(jìn)度報告，讓他們感覺參與其中，并在整個團(tuán)隊(duì)的完整業(yè)務(wù)流視圖中進(jìn)行顯示。

例如，與項(xiàng)目相關(guān)的通信，微信和釘釘之類的即時通訊工具比電子郵件要透明得多，它們還可以確保寶貴的輸入和反饋不會迷失在大量的等候時間中。

4.將任務(wù)分解為子任務(wù)

盡管事實(shí)上，遠(yuǎn)程工作者往往會提高工作效率，但實(shí)際上很難跟蹤他們正在完成的工作。似乎除了對他們自制力的信任外，就別無他法？對于內(nèi)部團(tuán)隊(duì)而言，掌握項(xiàng)目狀態(tài)更加容易，因?yàn)楫?dāng)您每天見面時總會交流，這讓人倍感放心。但是，將任務(wù)交給遠(yuǎn)程工作人員則增加了不確定性。他們到底在做什么嗎？還是已經(jīng)將任務(wù)遺忘在腦后？

其實(shí)，我們可以通過分解任務(wù)，跟蹤子任務(wù)的方式來堅(jiān)持項(xiàng)目狀態(tài)。不僅如此，時間表和預(yù)期完成時間也更細(xì)致，更容易被了解。除此之外，它還可以幫助您發(fā)現(xiàn)流程中的瓶頸，預(yù)示團(tuán)隊(duì)可以在某些方面做出改進(jìn)而提高效率。

5.安排實(shí)時打卡

數(shù)據(jù)顯示，最成功的團(tuán)隊(duì)是經(jīng)理經(jīng)常與遠(yuǎn)程工作保持密切的溝通，并且需要采取協(xié)調(diào)一致的、自主的努力來保持敬業(yè)度。除了即時通訊工具，工作流管理軟件也能幫助遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)與內(nèi)部團(tuán)隊(duì)保持聯(lián)系。

選擇一個特定的時間表（可能是每兩周一次或每月一次），讓所有參與項(xiàng)目的團(tuán)隊(duì)成員討論項(xiàng)目狀態(tài)，以及他們的問題或?qū)ν瓿蓵r間的顧慮，以此建立團(tuán)隊(duì)成員彼此的聯(lián)系并提高遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)的參與度。

6.優(yōu)先考慮反饋和認(rèn)可

遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)很有可能沒有機(jī)會參加里程碑或其它相關(guān)的辦公室慶?；顒?。但是，大量研究表明，同伴認(rèn)可是員工努力工作的強(qiáng)大動力。管理遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)可以使用協(xié)作工具或流程平臺來提供積極的反饋、鼓勵和認(rèn)可，保證遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)與內(nèi)部團(tuán)隊(duì)的黏度。

總結(jié)

如果沒有正確的軟件解決方案和策略來保持團(tuán)隊(duì)成員的參與度，那么遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)的管理工作將非常繁瑣且充滿挑戰(zhàn)。一個集合流程審批、即時溝通、建立流程規(guī)則并可以隨時查看工作狀態(tài)的工作流平臺會成為您企業(yè)的不錯選擇。