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如果您有雄心勃勃的目標，并希望團隊有出色的表現(xiàn)，那么敏捷的工作流將為您提供極大的價值，為企業(yè)提供強大的核心助力并取得出色的業(yè)績。構建敏捷的工作流程可以幫助您理解復雜的項目，同時記錄工作流程則可以幫助您優(yōu)化和改進它們。

工作流本質上是團隊敏捷性的保障，也是重復的業(yè)務流程的直觀表示。它們指導用戶逐步完成該某個業(yè)務流程，并向他們提供有關誰在執(zhí)行每個任務的信息。工作流由創(chuàng)建甘特圖團隊定義，至今工作流幾乎被每個行業(yè)的團隊所使用。

為什么要構建敏捷的工作流程？

首先，敏捷的工作流為部門中的流程和項目帶來了一致性。它們使流程更容易被辨識，運作也更高效，并且可以幫助您的團隊產生一致到且可預測的結果。

其次，記錄在案的敏捷工作流還可以衡量您的流程，以識別問題區(qū)域或瓶頸。識別瓶頸和簡化工作流程是追求敏捷的一大要素。

把工作流記錄在案可以使培訓團隊培訓的新成員能與其他部門的合作變得更加容易、快速。對于不熟悉流程的人來說，這些經過成熟思考、反復試驗的流程遠比每個人口述的流程可靠并且有用得多。

如何構建敏捷工作流程

構建敏捷的工作流程可能需要花多一些時間，但值得花費這些時間。首先需要根據您的團隊對流程的熟悉程度和復雜程度來評估。記住，每次建立一個流程都會有所不同。但是，以下步驟將指導您快速地構建工作流程：

1.確定您要記錄的內容

如果您的團隊成員經常重復執(zhí)行某個流程，那么就可能值得記錄。對于復雜或涉及多個人的過程，其最終產品對于客戶或利益相關者都應該是可見的。尤其是過去您的團隊在這個過程中遇到麻煩，就更應該被記錄。

至于您應該或不應該記錄那些沒有設定規(guī)則的流程，則需要與正在使用他們的團隊交談，了解他們在此過程中的成效，再來確定如何與績效關聯(lián)。

2.確定工作流程的范圍

將工作流文檔化的好處之一是，它可以確定流程范圍，并幫助您控制流程的復雜度，避免不必要的添加。通常，我們很容易通過非標準化的口述，為流程添加新的工作。雖然參與工作流程的任何人都應該在其范圍上提供意見，但是如果僅僅是發(fā)表意見而未把它記錄在案的話，那么很可能每個人都會使用不同的策略去應對同一件事務，那就會取得不同的結果。為了任務采取最佳策略和結果，我們需要確定工作流程的范圍，消除多余或進度緩慢的任務。

花多一些時間與您的團隊討論一下您要定義的特定工作流程中應該包括和不應該包括哪些內容，以及最終結果將如何擴展。

3.確定敏捷工作流程步驟

首先，只需列出您知道的工作流程中的步驟即可。如果可能，請親自參與此工作流程相關的每個人的交流當中，以更詳細地安排這些步驟。

當您討論每個步驟時，請向您的團隊詢問這個問題：此工作流程中的每個步驟都會幫助團隊實現(xiàn)其目標嗎？其實，這是在每條工作流中，每個人的輸入如此重要的原因之一：有些人可能已經找到了簡化或自動化工作流程中可以幫助整個團隊的部分方法。這樣的詢問，能幫助團隊更好地找到敏捷的業(yè)務流程方案。

最后，在流程中尋找可能會增加額外時間或費用的步驟，例如外包工作或等待團隊外部人員的批準。額外的時間和費用會增加工作流程的復雜性，因此要請盡可能消除或減少它們。

4.估計每個步驟的時間長度

一旦您的團隊同意工作流中的步驟，請估計完成每個步驟并記錄所需的時間。觀察這些時間長度也能有效提高敏捷性。例如，新人可能在某些業(yè)務步驟時顯現(xiàn)出低效率。那么，團隊就有責任為他提供幫助：培訓他的技能短板，還是幫他熟悉業(yè)務流程。同時，也能為團隊以外與之合作的人提供背景信息。

5.將流程步驟轉換為可視化工作流程

構建工作流程時，將使用形狀和顏色表示工作流程中的步驟并指定執(zhí)行這些操作的人員，這種可視化的方式也能增加流程的敏捷性。如果您的企業(yè)還沒有建立有效的敏捷工作流指導方針，那么您可以使用它們，這些可視化流程繪制工具能幫助您建立和遵循工作流設計的一系列標準。

例如，您可以使用不同的顏色表示團隊中的每個成員，以便隨時在工作流中查看，確保每個人都明確知道他們需要與誰討論每個步驟。

請記住，工作流程并非一定是一條線性的過程。比如內置的審閱和批準的工作流將具有不同的路線，具體取決于任務是被批準還是被送回進行重審。代表具有各種結果的工作流將在末尾分叉以顯示每個分支流程。

6.修改和完善工作流程

流程更改是非常常見的，其目的就是在于優(yōu)化流程。它們使流程的細節(jié)可見，使您有機會從不同的視角考慮，對流程來說可能更有效的處理方式。

在實施新定義的工作流時，請注意瓶頸或問題區(qū)域。您還應該征詢團隊的反饋，并傾聽他們的意見。您甚至可以抽出固定時間與團隊一起檢查工作流程并提出更改建議。擁抱一個敏捷化的工作流，并努力成為一個更高效的團隊。

創(chuàng)建敏捷工作流程的意義

創(chuàng)建敏捷的工作流程不僅僅在于簡化流程，還在于以敏銳的眼光看待流程并尋找改進的方法。這使您的團隊可以不斷思考他們每天要做的事情，并以協(xié)作的方式努力提高效率。