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沒有人認(rèn)為技術(shù)可以徹底改變辦公室運(yùn)作的方式?人們常說的辦公自動化在實(shí)際工作中究竟表現(xiàn)是怎么樣的呢?事實(shí)上，Workflow不僅僅是代表著工作與紙張分離，使用workflow工具意味著在于實(shí)現(xiàn)辦公自動化。當(dāng)我們在談?wù)撧k公自動化時(shí)，我們談?wù)摰氖墙柚夹g(shù)來管理信息和資源，也就是說，使用workflow來提高公司的績效。

Alphaflow的價(jià)值

Alphaflow BPM提供了辦公自動化這一概念所涉及的計(jì)算機(jī)設(shè)備、軟件和應(yīng)用程序，并以數(shù)字方式收集、創(chuàng)建、存儲、操作和重新傳輸執(zhí)行任務(wù)和實(shí)現(xiàn)辦公室目標(biāo)所需的信息。

通過Alphaflow，我們會減少日常辦公中電子郵件的使用，同時(shí)甚至減少工作中電子表單的使用。許多人并不了解，優(yōu)秀的workflow產(chǎn)品會簡化工作中的流程操作，讓員工更有效地利用工作時(shí)間，減少通過交換電子郵件或即時(shí)會話的軟件所損失的工作時(shí)間。

其目的是在一個(gè)單一的平臺中收集和組織企業(yè)相關(guān)的所有事件，以促進(jìn)項(xiàng)目的按時(shí)交付，幫助優(yōu)化現(xiàn)有的程序，并定義一個(gè)靈活和有能力的工作例行程序。

辦公自動化的優(yōu)勢

辦公自動化帶來的一些好處：

　　A. 提高追查責(zé)任的能力;

　　B. 能夠委派和執(zhí)行每個(gè)員工的任務(wù);

　　C. 使企業(yè)具備更大的透明度，因?yàn)楣芾碚吆驼埱笳呖梢詫?shí)時(shí)跟蹤所有請求;

　　D. 通過控制期限和發(fā)送警報(bào)，更容易建立流程的優(yōu)先級;

　　E. 由于減少了活動的處理時(shí)間和人工錯(cuò)誤，提高了工作時(shí)間的利用率;

　　F. 通過為指標(biāo)、管理面板、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和流程性能指標(biāo)生成數(shù)據(jù)，提高了信息安全性;

　　G. 更好地控制流程，幫助員工在正確的時(shí)間做正確的事情，提高生產(chǎn)力;

　　H. 在基于數(shù)據(jù)的決策中具有更高的一致性和靈活性。

Workflow的八大優(yōu)勢

1.簡單的工作流設(shè)計(jì)

設(shè)計(jì)和研究一個(gè)現(xiàn)代化的辦公自動化系統(tǒng)，其目的是使最終用戶的生活更容易。工作流將各種特性結(jié)合在一起設(shè)計(jì)流程，以便對使用工作流的任何人都更好，同時(shí)讓他們更了解工作流任務(wù)，參與流程的建設(shè)和發(fā)展。

在選擇workflow工具之前，您應(yīng)該為自己創(chuàng)建一個(gè)直觀的工作流方法，去理解并創(chuàng)建一系列您認(rèn)為對流程重要的任務(wù)。優(yōu)秀的workflow軟件不應(yīng)確定或定義業(yè)務(wù)所需的所有操作。相反，它的功能是以最簡單的方式滿足你團(tuán)隊(duì)的需要，擁有不復(fù)雜的工作例程和促進(jìn)團(tuán)隊(duì)信息的交換。

2.移動兼容性

所有人都可以通過移動設(shè)備訪問信息，這一點(diǎn)非常重要。現(xiàn)代企業(yè)大多擁有遠(yuǎn)程工作的團(tuán)隊(duì)成員，他們只是想在等待航班時(shí)訪問一些重要信息，那么所選的workflow工具應(yīng)該可以在他們的手機(jī)上隨時(shí)訪問。同時(shí)，我們在工作中也存在某些因個(gè)人原因不能回應(yīng)或延遲的工作狀況，擁有移動兼容性的工具能讓這些缺席的團(tuán)隊(duì)人員在異地異時(shí)同步信息，降低溝通成本。

因此，必須確保云計(jì)算中的信息安全，以便在不影響公司活動的情況下能夠快速做出決策。

3.與其他軟件集成

如果您的企業(yè)已經(jīng)使用了其他工具，如SAP、CRM、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等，那么與其他軟件集成性就很重要。

好的workflow工具具備辦公自動化的集成，例如：當(dāng)收到投訴電子郵件時(shí)，能自動啟動客戶服務(wù)流程;當(dāng)某人在網(wǎng)站上填寫聯(lián)系人表格時(shí)，自動化會啟動銷售過程中的探訪流程;當(dāng)您在創(chuàng)建一向團(tuán)隊(duì)任務(wù)流程中，它將啟動成本預(yù)控流程。

現(xiàn)代工作流系統(tǒng)(如Alphaflow)允許您使用釘釘?shù)鹊谌降葢?yīng)用程序創(chuàng)建多個(gè)自動化。

4.任務(wù)管理

您是否使用電子郵件跟蹤工作請求和流程?您的團(tuán)隊(duì)如何管理這些電子郵件?你有權(quán)力進(jìn)入員工的郵箱嗎?您是否要求您的團(tuán)隊(duì)將您抄送到所有郵件中，以便您了解每個(gè)請求?您每天收到多少封電子郵件?

如果這些問題中的任何一個(gè)引起了您的共鳴，那您可能需要一個(gè)具有“任務(wù)管理”功能的自動化工具。我們常聽說，某些員工度假回來就看到自己的工作郵箱要“爆炸了”，每次閱讀、回復(fù)這些工作郵件就可能占據(jù)我們工作很大一部分事件。但是，如果您使用workflow工具中待辦事項(xiàng)列表界面，您可以清晰的查看團(tuán)隊(duì)中每個(gè)成員的所有未決任務(wù)、請求者的所有請求，并通過表單快速維護(hù)這信息。

通過管理者配置文件，您還可以重新分配任務(wù)，并使用聊天功能與您的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行更快速的交互。所有這些信息都保存在數(shù)據(jù)庫中，您可以隨時(shí)檢索每個(gè)細(xì)節(jié)。

5.期限管理

時(shí)間就是金錢，并且時(shí)間是不可彌補(bǔ)的。正因?yàn)槟悴荒軓浹a(bǔ)失去的時(shí)間，你需要在管理辦公任務(wù)時(shí)盡可能的理性和優(yōu)化。提前預(yù)設(shè)流程或請求類型，設(shè)置截止日期和日期提醒。如果可能，也為流程中的每個(gè)任務(wù)設(shè)置截止日期并對其進(jìn)行監(jiān)控有助于工作中規(guī)劃任務(wù)優(yōu)先級。

Alphaflow這類流程自動化工具還允許您定義“觸發(fā)器”，這是由截止日期的進(jìn)度觸發(fā)的操作：它允許在某些時(shí)間即將超時(shí)前，提醒用戶采取積極主動的行動來規(guī)避延誤帶來的風(fēng)險(xiǎn)。

6.增加企業(yè)信息透明性

在我們工作日常中，常常涉及多部門的交互。是通過郵件交流?還是要竄訪其他部門?通過即時(shí)通訊?還是直接電話溝通?

Alphaflow向用戶提供了一種技術(shù)，即流程至上，附加電子郵件、即時(shí)通訊等多種方式來確保您與其他團(tuán)隊(duì)的溝通。

流程至上的處理原則，允許您的團(tuán)隊(duì)成員和外部交互的成員都能查看流程中每個(gè)任務(wù)所需的所有信息。他們不需要通過一封庸長而不顯眼的電子郵件來解讀你的要求。

7.提供流程報(bào)告和分析

辦公自動化最大的一個(gè)特色是提供流程的報(bào)告和分析。對任何公司來說，數(shù)據(jù)是決策的主要輔助手段，它與流程的經(jīng)歷、速度、結(jié)果以及質(zhì)量同等重要。

最好的workflow產(chǎn)品都具有內(nèi)置的報(bào)告和分析功能，因此不需要采用其他軟件來測量工作時(shí)間等工作流數(shù)據(jù)。Alphaflow提供領(lǐng)導(dǎo)駕駛艙來幫助決策者建立企業(yè)動態(tài)數(shù)據(jù)的面板。

8.訪問控制

工作中，我們時(shí)常關(guān)注所有工作流的訪問授權(quán)，即允許或拒絕訪問您認(rèn)為機(jī)密的信息。

一個(gè)好的工作流自動化系統(tǒng)不會忽略這個(gè)特性，畢竟它是企業(yè)信息安全的度量。辦公自動化最重要的功能之一是可設(shè)置訪問數(shù)據(jù)的不同權(quán)限，以便控制并改進(jìn)流程。

結(jié)語

當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)辦公自動化的形式還有很多，我們也相信隨著工作模式的拓展，Workflow工具也在順應(yīng)變化和需求不斷改變。如果您對實(shí)現(xiàn)辦公自動化有什么見解，我們希望與您一同探討。