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為什么實(shí)時(shí)分析對工作流的成功很重要

作者:alphaflow來源:m.zqrtjx.com.cn訪問:194時(shí)間:2020-04-22

工作流管理著重于降低成本和提高企業(yè)的效率。根據(jù)Gartner的說法,創(chuàng)建有效工作流程的一種方法是使用內(nèi)部數(shù)據(jù)查看哪些任務(wù)按其應(yīng)有的運(yùn)行以及哪些任務(wù)浪費(fèi)了時(shí)間、精力和金錢。

但是該數(shù)據(jù)需要有多“新鮮”呢?我們可以每年查看一次報(bào)告嗎?也可以每月一次?還是每天都需要呢?這樣不同時(shí)長的數(shù)據(jù)又反應(yīng)了什么呢?在許多情況下,企業(yè)是需要密切監(jiān)控工作流程的,以避免(或防止)瓶頸。我們建議經(jīng)常執(zhí)行定期的工作流程審核,以確保一切順利進(jìn)行。

為什么實(shí)時(shí)分析對工作流的成功很重要

事實(shí)也是如此:你獲得的數(shù)據(jù)越“新鮮”,你對工作流程的有效性的理解就越好。換句話說,通過將實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)用作工作流的一部分,你可以以最少的工作量來提高工作流的效率。這些數(shù)據(jù)就能最準(zhǔn)確地描繪你企業(yè)的外觀。

實(shí)時(shí)分析如何適應(yīng)工作流程

創(chuàng)建有效的工作流程意味著要決定事情在什么時(shí)候應(yīng)該工作,應(yīng)該由誰負(fù)責(zé)以及由誰負(fù)責(zé)哪個(gè)任務(wù)。因此,真正的問題是:“哪些數(shù)據(jù)可以幫助我們對工作流程做出更好的決策?”盡管有許多不同類型的數(shù)據(jù)可以幫助我們做出決策,但實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)應(yīng)處于決策過程的某個(gè)階段。通常,實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)或?qū)崟r(shí)分析可能包括以下內(nèi)容:

?時(shí)間跟蹤(完成一項(xiàng)任務(wù)需要多長時(shí)間)

?員工反饋(有關(guān)流程,瓶頸等問題)

?客戶評論,投訴或反饋

?運(yùn)營數(shù)據(jù)(何時(shí),由誰完成什么任務(wù))

例如,實(shí)時(shí)分析可能會(huì)向你顯示手動(dòng)上載和審批文檔需要15分鐘,但是借助工作流程自動(dòng)化,該任務(wù)將在45秒內(nèi)完成。而由于某種原因,某個(gè)流程(使用了自動(dòng)化)一周也要花5分鐘。那是特定的星期才會(huì)有的問題嗎?還是軟件系統(tǒng)緩慢造成故障? 實(shí)時(shí)分析可以幫助我們盡早澄清這些問題。

為什么實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)很重要

數(shù)據(jù)應(yīng)該能提供你對運(yùn)營的見解,幫助你做出關(guān)于這些運(yùn)營的決定,然后采取相應(yīng)的行動(dòng)。根據(jù)Gartner的調(diào)查,有27%的企業(yè)并不確定所使用的數(shù)據(jù)是否完全準(zhǔn)確。實(shí)時(shí)分析通過提供最新數(shù)據(jù)來幫助企業(yè)進(jìn)行決策,從而解決了該問題。實(shí)時(shí)分析不僅可以識(shí)別瓶頸,還可以驅(qū)動(dòng)流程。分析可用于自動(dòng)啟動(dòng)基于性能的任務(wù),并動(dòng)態(tài)管理企業(yè)各個(gè)級(jí)別的工作流程。

例如,當(dāng)庫存減少到設(shè)置的閾值以下時(shí),你可以使用實(shí)時(shí)分析自動(dòng)啟動(dòng)新流程?;蛘?,如果任務(wù)的完成時(shí)間超過歷史平均水平,則可以重新安排其優(yōu)先級(jí)。再如,你可以使用實(shí)時(shí)分析來揭示客戶的購買習(xí)慣,這可能會(huì)影響以后的營銷決策。但是為什么它必須是實(shí)時(shí)的?因?yàn)槿蝿?wù)每秒發(fā)生一次,并且工作流一直在移動(dòng)。因?yàn)槠髽I(yè)是一個(gè)活躍、不斷發(fā)展的有機(jī)體。如果沒有實(shí)時(shí)分析,你可能永遠(yuǎn)無法認(rèn)識(shí)到企業(yè)在滿足客戶需求方面的真正效果以及員工是否得到滿足的期望。

實(shí)時(shí)分析是每個(gè)企業(yè)要想長期生存下去而使用的利器,每天的反饋將給企業(yè)帶去巨大的價(jià)值。

獲取實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)和分析的挑戰(zhàn)

如果實(shí)時(shí)分析非常重要,為什么企業(yè)不更頻繁地使用它們?對于工作流或業(yè)務(wù)流程管理(BPM),部分問題是獲取和使用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)可能會(huì)有些挑戰(zhàn)。

首先,許多較舊的BPM解決方案可能沒有實(shí)時(shí)功能。許多依賴于外部數(shù)據(jù)庫,這些數(shù)據(jù)庫并不總是經(jīng)常更新,或者只能手動(dòng)批量加載新數(shù)據(jù)。例如,你也許能夠看到每個(gè)給定任務(wù)的時(shí)間安排,但是看不到它與業(yè)務(wù)歷史處理過程之間的關(guān)系。在某些情況下,BPM或工作流工具可能根本無法產(chǎn)生實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)。某些BPM技術(shù)不支持實(shí)時(shí)事件,也無法在出現(xiàn)瓶頸時(shí)發(fā)出信號(hào)。

那么,當(dāng)您需要實(shí)時(shí)分析卻無法使用當(dāng)前工具時(shí)會(huì)發(fā)生什么呢?解決方案是升級(jí)當(dāng)前系統(tǒng),或找到與BPM解決方案集成的工具,以便你可以某種方式訪問實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)。對于某些企業(yè)有些數(shù)據(jù)已經(jīng)存在,需要分析在現(xiàn)有的CRM,ERP,CPM或其他操作系統(tǒng)中,這種情況可以通過BPM集成工具來導(dǎo)出數(shù)據(jù),進(jìn)行分析。

結(jié)論

實(shí)時(shí)分析對于盡可能高效地操作工作流非常重要。如果你使用的是過時(shí)的數(shù)據(jù),你將不會(huì)像實(shí)時(shí)那樣最快地看到工作流程中的瓶頸。你也無從知曉你的系統(tǒng)是否運(yùn)行良好,某些工作流程是否應(yīng)以不同的方式映射,或者如果將任務(wù)自動(dòng)化是否該任務(wù)會(huì)變得更好。

如果您還沒有支持實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的BPM或工作流解決方案,則需要考慮是否進(jìn)行投資,因?yàn)閷?shí)時(shí)對于決策流程和企業(yè)的生命至關(guān)重要。


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