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在理想的環(huán)境中，我們幾乎能為所有流程或任務(wù)創(chuàng)建自動化的工作流程， 但是在現(xiàn)實(shí)世界中，工作流程可能會因意外的延遲、挫折和受瓶頸的制約。

在流程實(shí)踐中，我們通常會不可避免地出現(xiàn)以下一些問題：例如，審批人員可能生病在家或者正當(dāng)值外出；關(guān)鍵文件丟失或不易查找。工作流程中遇到的設(shè)備與非人員類型故障。

但是，這并不意味著這些事情無法避免，相反的，只要自動化工作流，許多事情都可以得到應(yīng)有的保障。以下，我們列覺了七種最佳的工作流實(shí)踐方法，可以幫助企業(yè)避免工作流中不必要的麻煩。

1.制定書面或視覺化的工作流程計(jì)劃

正如本杰明·富蘭克林（Benjamin Franklin）曾經(jīng)說過的那樣：“如果沒有做好準(zhǔn)備，那么你就準(zhǔn)備失敗。”即使是看似最簡單的工作流程通常也比你想象得要復(fù)雜，尤其是在涉及多個步驟和批準(zhǔn)的情況下。這就是需要為每個工作流程都準(zhǔn)備可視化映射圖的原因。工作流映射是我們跟蹤工作流的方式，以便知道工作原理，以及在這些事情“中斷”時應(yīng)采取哪些措施。

工作流程圖不必太復(fù)雜。重要的是，我們要以某種固定的形式去表達(dá)已定稿的工作流程圖，確保團(tuán)隊(duì)每個成員了解流程中的每個步驟，從而知道會發(fā)生什么。

2.計(jì)劃失敗、延遲和瓶頸的制約

成功實(shí)現(xiàn)工作流程的關(guān)鍵之一是為未來可能出問題的環(huán)節(jié)作出計(jì)劃。工作流映射是提前預(yù)測工作流中可能發(fā)生的延遲或挫折而作出準(zhǔn)備。例如我們會常常看到，幾乎每個步驟都有出現(xiàn)失敗狀況后的計(jì)劃指示——如果某些事情被拒絕而不是被批準(zhǔn)，則會清楚地指示流程的下一步走向。

從映射的角度來看，工作流程應(yīng)包括諸如拒絕批準(zhǔn)、編輯和過期的工作流程之類的步驟。除此之外，記錄下工作流無法正確執(zhí)行時會發(fā)生什么也很重要。

當(dāng)制造受到延遲，影響客戶時會發(fā)生什么？ 如果系統(tǒng)軟件崩潰并且丟失重要文件，又該怎么辦？這些都是我們在考慮工作流程是必須自我發(fā)問的問題，我們可以在工作流圖中記錄“備份計(jì)劃”，或者在發(fā)生故障時創(chuàng)建新的工作流。最重要的是，您應(yīng)該始終考慮到工作流可能出現(xiàn)的失敗，這樣才能確保在實(shí)際運(yùn)作中的成功。

3.確定工作流程步驟的優(yōu)先級

工作流程中的每個步驟都很重要，但并非同等重要。如果你自己觀察一下自己的工作流程圖，你就會發(fā)現(xiàn)某些步驟對工作流的“重要性”要強(qiáng)于其他步驟。 比如，第一步就是最重要的，因?yàn)樗钦麄€工作流程的開始。

然后，往往是工作流出現(xiàn)選擇分支的時候，也是重要的，它決定了工作流的走向，它會把一些變動的工作事項(xiàng)的優(yōu)先等級提高。

因此，了解每個工作流程步驟如何影響整個工作流程非常重要，因?yàn)楫?dāng)你的工作流程掉入“意外”的一些選項(xiàng)時，優(yōu)先級會發(fā)生變化。

同樣的，瓶頸的限制也會改變工作流程，因此，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)延遲或挫折時，你將需要知道在哪里存在壓力。例如，如果管理層認(rèn)識到延遲并了解如何改變工作流程，他們可能會提醒該人更快地完成批準(zhǔn)。當(dāng)管理層知道延遲如何影響工作流程時，他們也可以適當(dāng)?shù)卮_定優(yōu)先級。

4.確保每個人都有完成任務(wù)所需的一切資源

許多時候，當(dāng)出現(xiàn)問題時我們很容易責(zé)怪分配給某些工作流程步驟的人員。但許多時候，我們忘記了工作是一場協(xié)作。許多工作無法推進(jìn)不一定是該負(fù)責(zé)的人員沒有執(zhí)行，很有可能是他缺乏可執(zhí)行的資源。

在流程設(shè)計(jì)時，始終要思考負(fù)責(zé)工作流程步驟的人員是否具有完成工作所需的一切？他們是否有權(quán)使用正確的工具？他們能否收到通知？它們收到通知的途徑夠廣闊嗎？會不會有遺漏？等等。

當(dāng)我們詢問有關(guān)工作流程瓶頸的問題時，我們會收到很多有用的答案。工作流實(shí)施成功的秘籍之一就是，多與參與該工作流程的同事多溝通，才能準(zhǔn)確知道工作流環(huán)節(jié)中的薄弱點(diǎn)。

5.使用正確的自動化工具

當(dāng)我們遇到瓶頸時，另一個要問的問題是：“我們是否擁有解決問題的正確工具？”

在某些情況下，工作流程會因規(guī)劃不當(dāng)而崩潰，而在其他情況下，由于一開始就沒有自動化，因此則會出現(xiàn)延遲和挫折。如果我們不自動執(zhí)行工作流程的重要部分，則容易出錯。不需要人工核準(zhǔn)的步驟應(yīng)自動執(zhí)行。比如，對指定人員發(fā)送的通知和提醒應(yīng)屬于此類。

如果你有不確定要自動化的流程，請規(guī)劃工作流程步驟，然后尋找最可行的工作流程自動化解決方案，確保你可以識別需要進(jìn)行自動化的信號。

6.使用工作流審核重新評估你的流程

如果你仍然會定期遇到延遲和瓶頸，那么是時候評估你的工作流程是否需要優(yōu)化了。通常我們可以通過執(zhí)行工作流程審核來做到這一點(diǎn)。工作流程審核應(yīng)定期進(jìn)行（至少每6個月一次），但是如果你發(fā)現(xiàn)以下任何情況，則應(yīng)立即執(zhí)行審核：

?每天或每周明顯的瓶頸或延遲

?審批之類的簡單任務(wù)會使你的團(tuán)隊(duì)不知所措

?在過去的六個月中，團(tuán)隊(duì)角色發(fā)生了重大變化

?在過去的六個月中，流程和工作流程發(fā)生了重大變化

?未按時或按計(jì)劃實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

7.查看企業(yè)的流程管理

有時我們會出現(xiàn)實(shí)際上與特定工作流程無關(guān)的問題，而是由企業(yè)內(nèi)部內(nèi)部更深層次的混亂導(dǎo)致的。

在這里，不僅將工作流程規(guī)劃和映射納入企業(yè)的日常工作中，而且在整個企業(yè)中實(shí)施業(yè)務(wù)流程管理（BPM）解決方案也變得很重要。

BPM可以幫助企業(yè)保持清晰的方向。它可以幫助企業(yè)設(shè)置優(yōu)先級并在更高級別上規(guī)劃避免故障。當(dāng)整個企業(yè)得到良好的管理時，一個或兩個單獨(dú)工作流程的延遲就不再是問題了。如果你的企業(yè)尚未遵循企業(yè)的BPM最佳做法，請立即開始吧。企業(yè)越早清除不必要的流程并開發(fā)有效的流程，其工作流程就會越好。

結(jié)論

我們不能為所有事件做出完美無缺的計(jì)劃，但是，計(jì)劃工作流中最壞的情況，往往是實(shí)踐成功的關(guān)鍵。花一些時間來規(guī)劃我們的工作流，是為了幫助我們了解在未按計(jì)劃進(jìn)行時會發(fā)生什么以及該如何推進(jìn)或作出何種改變，并且確保參與流程的角色都清楚自己是如何影響工作流程的。

正如古話所言：凡事豫則立，不豫則廢。工作流的實(shí)踐也適用這句古話。