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工作流自動(dòng)化涉及為業(yè)務(wù)流程中的步驟創(chuàng)建一系列自動(dòng)化操作。我們將招聘新員工的流程為例，來(lái)說(shuō)說(shuō)工作流自動(dòng)化如何實(shí)現(xiàn)的。

一個(gè)招聘流程往往是新聘候選人先接受面試。如果他通過(guò)了面試，則將接到人力資源（HR）人員的通知。接下來(lái)，可能會(huì)派遣這些初試成功的人員進(jìn)行二次篩選。人力資源代表還要求對(duì)其進(jìn)行背景調(diào)查。最后，企業(yè)將向新員工發(fā)送正式錄取通知書(shū)。在他接受工作后，企業(yè)將需要為他準(zhǔn)備工作區(qū)。IT部門(mén)則可能需要訂購(gòu)新計(jì)算機(jī)。行政人員將設(shè)置他的辦公桌、名牌、工作牌等。在整個(gè)過(guò)程中，所有這些事情都必須發(fā)生，并且它們必須按順序進(jìn)行。

在這種情況下，我們將概述此流程中的步驟，并將每個(gè)步驟分配給適當(dāng)?shù)膯T工。然后，我們將使用自動(dòng)化程序來(lái)管理該流程。當(dāng)執(zhí)行新員工聘用時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)通知員工并輔助他們，以確保他們完成每個(gè)任務(wù)。當(dāng)一名員工完成一項(xiàng)任務(wù)時(shí)，系統(tǒng)將告知流程中的下一個(gè)人：現(xiàn)在他們需要完成下一個(gè)任務(wù)了。

工作流程自動(dòng)化的好處

1.減少錯(cuò)誤并防止任務(wù)中斷

使用工作流自動(dòng)化的第一個(gè)好處是，它可以大大減少錯(cuò)誤并防止任務(wù)中斷。它消除了“沒(méi)人告訴我”的借口。如果我們公司經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)已有一段時(shí)間，相信這類(lèi)借口往往成為阻礙流程推進(jìn)的主要理由。

使用自動(dòng)化流程，這項(xiàng)任務(wù)就不可能落空。以招聘為例，人力資源代表一旦收到篩選結(jié)果，系統(tǒng)就會(huì)提示他發(fā)送錄取通知書(shū)。如果他在某個(gè)截止日期之前沒(méi)有寄信，系統(tǒng)將通知其主管。

2.賦予員工在很少甚至沒(méi)有監(jiān)督的情況下能成功管理自己的工作

如果企業(yè)制定了正確的流程，則每個(gè)員工都知道們負(fù)責(zé)的事情。如果他們的工作沒(méi)有及時(shí)完成，則管理人員會(huì)收到通知。主管無(wú)需對(duì)員工進(jìn)行微觀管理也無(wú)需不斷監(jiān)控他們的進(jìn)度，員工就更不需要花費(fèi)大量的時(shí)間不斷地回應(yīng)自己的工作狀態(tài)。相反，經(jīng)理可以查看正在執(zhí)行的整個(gè)工作流程，并從宏觀層面查看正在發(fā)生的事情。在招聘的工作場(chǎng)景中，我們會(huì)看到如果人事部門(mén)尚未發(fā)出對(duì)合適新員工的要約信，那么經(jīng)理就可以及時(shí)進(jìn)行干預(yù)，避免錯(cuò)過(guò)最佳時(shí)期。

3.員工在完成任務(wù)方面更加高效

由于具有內(nèi)置的監(jiān)督機(jī)制，工作流自動(dòng)化提高了員工的責(zé)任感。 管理層可以查看正在發(fā)生的情況，并確定是否存在任何瓶頸，而不必打擾員工并使他們脫離工作。員工在完成任務(wù)方面會(huì)變得越來(lái)越有效率。

4.內(nèi)部溝通得到改善

當(dāng)我與一家公司會(huì)面談?wù)撟詣?dòng)化流程時(shí)，我們會(huì)將與該流程有任何關(guān)系的每個(gè)人都拉到一個(gè)房間里，然后我們?cè)诎装迳蟿?chuàng)建一個(gè)流程圖。然后，我們可以可視化流程的開(kāi)始和結(jié)束位置，可交付成果是什么，以及誰(shuí)在流程中發(fā)揮了作用。每次進(jìn)行此活動(dòng)時(shí)，都會(huì)有人說(shuō)：“嘿，在此過(guò)程中的某個(gè)點(diǎn)，我需要得到通知，以便我可以繼續(xù)進(jìn)行任務(wù)?！?工作流自動(dòng)化的附帶好處之一就是改善內(nèi)部溝通的機(jī)制。在許多公司，員工離開(kāi)公司的一大原因就是與管理層缺乏溝通。自動(dòng)化的工作流程確保了工作中的交流，也劃清了工作的邊界，使得內(nèi)部溝通的效率也改善了。