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工作流程旨在幫助您優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，使流程運(yùn)作流暢并從中收獲效率。一個(gè)容易制作、但極不準(zhǔn)確或效率低下的工作流模型對(duì)企業(yè)毫無幫助，同時(shí)還可能導(dǎo)致流程的延遲和錯(cuò)誤的循環(huán)。因此企業(yè)需要通過深思熟慮的建模來避免這些延遲和循環(huán)。

什么是工作流模型？

工作流模型是構(gòu)成業(yè)務(wù)流程的一系列連續(xù)的任務(wù)和決策。設(shè)計(jì)工作流模型可以讓業(yè)務(wù)用戶看到流程是如何工作的，并幫助他們簡(jiǎn)化和優(yōu)化流程以獲得最佳結(jié)果和提高效率。

以下是一些技巧，我們可以使用它們來創(chuàng)建一個(gè)有效的工作流模型：

A．交互共建的工作流程模型

在交互共建的情境下創(chuàng)建出來的工作流模型最大優(yōu)勢(shì)在于其透明度。這種建模方式讓流程外的參與者也許能夠提供一個(gè)有用的視角，為流程優(yōu)化作出貢獻(xiàn)。如果你參與了流程建模，你也有機(jī)會(huì)作為審批人或參與者的職業(yè)角色去影響流程的構(gòu)建。如果有人已經(jīng)參與這個(gè)流程多年，他或許還能帶來很多變換的角度，為流程實(shí)現(xiàn)提供寶貴意見。

通過獲得來自設(shè)計(jì)工作流模型的多樣聲音，流程設(shè)計(jì)者可以了解如何創(chuàng)建整個(gè)工作流模型，企業(yè)可以洞察到效率低下的問題。 

B．區(qū)分連續(xù)任務(wù)和并行任務(wù)

當(dāng)你設(shè)計(jì)一個(gè)工作流模型時(shí)，你的第一直覺可能是想到每一個(gè)連續(xù)的任務(wù)。但是，如果你嘗試考慮兩個(gè)或多個(gè)可以同時(shí)完成的任務(wù)時(shí)，工作流就不僅僅是線性的了，并且這樣設(shè)計(jì)出來的工作流模型效率會(huì)更高。

以員工入職為例，人事部門可以在員工錄取后便發(fā)放訪問卡， IT團(tuán)隊(duì)也可以在同時(shí)分配電子郵件地址。這兩個(gè)步驟使用相同的信息集，兩個(gè)任務(wù)可以同時(shí)發(fā)生。這就要求在構(gòu)建工作流模型時(shí)，需要考慮每個(gè)步驟所有者將看到的數(shù)據(jù)。通過工作流建模工具，您可以自定義每個(gè)角色可以看到的數(shù)據(jù)字段。

C．明確定義角色

在創(chuàng)建工作流模型時(shí)，一個(gè)常見的錯(cuò)誤是不清楚應(yīng)該在哪個(gè)步驟處理哪些任務(wù)。當(dāng)沒有計(jì)劃好由誰來做什么時(shí)，一些任務(wù)會(huì)被組合在一起，而另一些則會(huì)被跳過。許多問題都是從這些細(xì)微的漏洞中逐漸擴(kuò)大的。

作為一個(gè)工作流模型創(chuàng)建者，你需要確保每個(gè)相關(guān)人員都非常清楚他們需要做什么。定義每個(gè)任務(wù)的職責(zé)和角色，確保每個(gè)人都了解他們?cè)诠ぷ髁鞯拿總€(gè)階段的角色。

這樣可以避免來回通信，降低溝通成本。明確指出哪些角色具有哪些職責(zé)可以幫助你提高工作流模型的效率。

D．測(cè)試工作流模型

即使你已經(jīng)與你的團(tuán)隊(duì)用頭腦風(fēng)暴來確認(rèn)工作流模型的可行性，但你仍然需要通過測(cè)試來檢驗(yàn)它。工作流模型開發(fā)完成后，盡可能多地對(duì)工作流模型進(jìn)行測(cè)試。這將向你反饋工作流的哪些區(qū)域運(yùn)行良好，哪些區(qū)域?qū)е卵舆t。

這種測(cè)試允許你識(shí)別任何問題區(qū)域并確保你能夠修復(fù)它們。就像測(cè)試一段代碼的bug一樣，一旦您盡可能多地進(jìn)行了測(cè)試，就可以繼續(xù)部署模型，看看它是否按預(yù)期工作。

E．工作流建模并沒有在發(fā)布時(shí)停止

在你的工作流投入使用后，請(qǐng)定期重新訪問這些模型，以確保它在保持最佳運(yùn)行狀態(tài)，一旦出現(xiàn)問題，要及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)。

可以通過收集有關(guān)工作流模型在現(xiàn)實(shí)世界中如何執(zhí)行的數(shù)據(jù)，并查看是否可以調(diào)整其某些部分以提高效率。當(dāng)你使用正確的工具來創(chuàng)建這些工作流模型時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作流建模會(huì)變得簡(jiǎn)單得多。