工作流分析是了解工作流性能并檢查改進流程的主要手段。通過對不同顆粒度的任務級別進行查看，檢驗工作流中的用戶以獲得最佳效率。工作流分析通常會揭示冗余任務、業(yè)務瓶頸以及實現更多的業(yè)務自動化。

如果你關注企業(yè)效率，那么你可能已經花時間考慮工作流管理、BPM和業(yè)務流程自動化。許多人只是因為害怕錯過工作流自動化的潮流，卻匆忙地選擇了工作流來提升業(yè)務，然而他們的努力并沒有達到預期的效果。為什么？因為他們沒有善用工作流分析。

除非你知道你對企業(yè)的期望在哪里，以及如何改進你的工作流程，否則單單建立一個自動化的工作流程并沒有意義。未經檢驗的工作流很快就會過時，也會成為系統中冗余的一部分，一點也無法發(fā)揮它的價值。

但是，如果你有來自業(yè)務流程中各類數據的反饋，則可以使用工作流分析來找到幾種簡單的方法來優(yōu)化你已實現的流程，幫助你擴大生產力。

你為什么需要工作流分析？

市場和環(huán)境在不斷變化，如果你的工作流程無法跟上內部和外部的發(fā)展，你就有可能無法滿足客戶和員工不斷變化的需求。

工作流分析確保你在實現工作流自動化時獲得所需的好處：這包括業(yè)務流程中的效率和生產力、客戶滿意度、法規(guī)遵從性和員工敬業(yè)度考察。

這里有幾個步驟可以幫助你進行工作流分析。

步驟1：收集硬數據

獲取要檢查的工作流的報告：分析統計數據，看看哪些是按要求執(zhí)行的，哪些不是。你需要什么樣的數據？是在一段時間內啟動的工作流中的項目數，還是項目的完成數，又或者是拒絕的項目數。完成每個任務所需的平均、最短和最長時間是多少？任務被發(fā)回或拒絕的次數，項目需要額外澄清的次數。這些硬數據會像你直觀的反應流程中哪些執(zhí)行并不到位。

例如，考慮一個開支報告的工作流?；仡櫳蟼€月，你可能會發(fā)現你提交了68份費用報告，55份已完成，但沒有一份被拒絕。深入研究，你會發(fā)現大多數任務都可以在一天內完成，但有幾個項目已經等待了一周多。您有四個步驟的工作流程：發(fā)起人、經理批準、部門主管批準（對于超過1000元的報告）和財務處理。財務處理的平均完成時間只有6個小時，部門主管的批準是4個小時。但是，由于平均時間是三天，經理批準人任務有很多混亂。這說明在流程中經理批準人的環(huán)節(jié)就有可以提高效率的地方。

步驟2：收集軟數據

為了進一步分析工作流程，你需要的不僅僅是數字?，F在你需要去和那些經常使用工作流工具的人談談。

例如，你的銷售團隊負責80%的費用報告提交，因此你可以與他們討論他們對工作流程的想法。他們對這種形式的便捷感到滿意嗎？他們對提交請求有什么不滿嗎？他們的報銷是否按時得到批準？

假設你的銷售副總裁說他喜歡在手機上快速通過審批，而不必擔心登錄系統。財務人員也說他們很滿意。但如果一些人抱怨他們沒有批準請求所需的所有數據，那會怎么樣呢？他們向銷售代表發(fā)送電子郵件以獲取更多詳細信息，但通常需要時間才能得到答復。

在執(zhí)行工作流分析時，這是非常重要的信息。工作流分析工具通常只關注硬數據，但另一方面，這些軟數據為業(yè)務優(yōu)化提供了再升級的機會。

步驟3：提出難題

工作流分析的下一階段是提出指導工作流的問題。工作流的目的是什么？工作流應該為誰服務？什么定義了一個好的流程？

創(chuàng)建一些工作流是為了最小化錯誤；另一些則是為了加快流程進程。

例如銷售們會認為他們花費太多時間通過郵件批準費用的報告。他們還希望有更好的選擇，以確保處理的準確性和速度。當我們在進行工作流分析時牢記全局時，我們可以提出以下問題：這一步真的需要嗎？是否可以從批準轉換為通知？是否每個人都有足夠的數據來完成他們手頭的任務？我們怎樣才能帶來更多的自動化？

回到前面的例子，一些開支報告可能無法按時完成，因為一位銷售經理認為缺少某些數據。銷售經理以往的工作習慣造成了他沒有正確使用工作流系統，他或許只是發(fā)送電子郵件，而不是通過系統將項目發(fā)回給發(fā)起人，造成了工作流的耽誤。通過，這種工作流分析，我們會發(fā)現問題真正出在了哪里。是流程設計不合理，還是人為因素造成了拖延。

解決上述問題的最佳解決方案是對工作流表單進行更改，提醒管理者在回復郵件的同時要回審項目（可能添加新參數或強制設置字段），并在系統上提供一些進修培訓改變一些員工陳舊的工作習慣。

當然，也可以結合使用工作流分析工具和當面溝通的方式，只要它可以幫助你找到正確的解決方案。

步驟4：實施變更與跟進

一旦確定了來自工作流分析的所有更改，就在系統中實施它們。將任何更改通知所有涉眾，并讓他們知道是否會有任何停機更新的可能，或者針對如何在更改的工作流中處理項目進行相關的培訓。

工作流分析不僅僅是一種識別工作流是否需要進行任何更改的好方法。你還可以準備有用的報告，并查看特定工作流在哪些方面有助于你的企業(yè)發(fā)展。不斷地分析和改進你的工作流程是很重要的。

優(yōu)秀的工作流分析工具確保您可以輕松獲得執(zhí)行分析所需的所有數據，從而節(jié)省你的時間、精力和金錢。一個好的工具可以幫助你確定哪些流程運行順利，哪些需要改善。