工作流幫助許多企業(yè)在效率上得到改善。但是，在工作流管理中，人們往往存在一些誤區(qū)。手動流程是否需要固化？是否需要采用自動流程代替手動流程？固化流程會給企業(yè)發(fā)展帶去阻礙嗎？許多人甚至認為，一個工作流的有效在于其不是固定的，因此手動流程有隨機應(yīng)變的能力。然而，他們并沒有意識到“靈活可變”的手工流程給企業(yè)帶去大量的時間浪費和資源浪費。在工作流管理中，流程固化的概念并不是意味流程一層不變，而是將流程精準地刻畫，確保流程中的協(xié)作者明確工作步驟，在工作中反復(fù)驗證流程的完善度。

效率低下的手動流程

以往某個流程或事項的啟動往往是通過郵件、即時通訊或者填寫相應(yīng)表格來進行申請的。例如，請求訪問或更改網(wǎng)絡(luò)帳戶的流程。通常需要向經(jīng)理請求更改權(quán)限，然后需要將更改權(quán)限傳遞給網(wǎng)絡(luò)或IT部主管以驗證請求，并最終發(fā)送回給該經(jīng)理以實現(xiàn)帳戶更改。一般來說員工需要等待修改才能訪問所需的資源或應(yīng)用程序。如果面對緊急而棘手的工作，這樣等待申請將是一場噩夢。這種手動流程常常會延誤他們開始或完成項目的時間。此外，員工還可能需要不斷提醒他們的經(jīng)理并麻煩他們檢查流程變更的狀態(tài)，因為這些請求經(jīng)常丟失或未執(zhí)行。

錯誤和安全問題

手動流程也可能導(dǎo)致錯誤，因為信息可能不正確或沒有發(fā)送給正確的人，最終，員工無法獲得他們最初的請求。這會造成流程的再申請，流程發(fā)起者需要重新開始，并再次聯(lián)系他們的主管以更正問題。

不過，這個不是手動流程帶的來最大問題。手動流程的最大問題是業(yè)務(wù)過程中的安全隱患。如果人為授權(quán)讓請求者可以不小心被授予訪問他們不應(yīng)該操作的系統(tǒng)和應(yīng)用程序的權(quán)限，那么這對企業(yè)來說會是一種災(zāi)難。此外，這類手動流程很難追查到真正的責任人，往往存在責權(quán)模糊的邊界。

什么是工作流管理？

解決這些問題并提高組織效率的一種方法是使用工作流管理系統(tǒng)。工作流管理是一個受控的、自動化的流程。它具有一個定義好的任務(wù)序列，可以替代人工執(zhí)行的流程。同時是可以簡化員工請求的流程。

那么它對請求流程有什么幫助呢？用戶只需訪問一個網(wǎng)站并請求他們所需的內(nèi)容，就可以高效、安全地執(zhí)行請求。使用Web門戶，員工可以請求訪問應(yīng)用程序、名稱更改、郵箱和通訊組列表以及所需的任何其他內(nèi)容。工作流的設(shè)置是這樣的：當用戶請求更改時，請求將經(jīng)過一個預(yù)定義的人員序列，這些人員需要在實現(xiàn)更改之前批準更改。企業(yè)可以根據(jù)自己的需要設(shè)置工作流流程，以便根據(jù)用戶和他們的請求，按照一定的順序執(zhí)行流程。員工也無需麻煩主管一一檢查請求，只要設(shè)置好一套職權(quán)明晰的審批權(quán)限即可。

工作流管理系統(tǒng)還提供企業(yè)自定義流程。這使得流程參與者更容易看到流程實現(xiàn)的步驟及內(nèi)容并進一步標準化流程。此外，工作流管理系統(tǒng)還可以設(shè)置請求的最大處理時間，這允許企業(yè)設(shè)置完成任務(wù)所需的服務(wù)級別。如果任務(wù)超過時間限制，則可以自動執(zhí)行某些操作，例如向?qū)徟甙l(fā)送電子郵件提醒，提醒他們需要完成任務(wù)，或?qū)⑷蝿?wù)重新轉(zhuǎn)發(fā)到其他審批者之下。

管理人員還可以自己輕松地執(zhí)行許多管理任務(wù)，在流程管理的界面可以很輕而易舉的獲取不同流程的狀態(tài)和工作情況。工作流管理系統(tǒng)的好處是確保流程中所有人都保持一直，避免在溝通中產(chǎn)生誤解。這也使整個公司的效率更高，通過標準化的流程設(shè)置，使員工確切地知道需要做什么，才能獲得流程更變批準。

那么，工作流如何提高安全性？工作流提出對每個請求和更改都有一個流程跟蹤。它可以記錄申請人的詳細情況、提出的請求、批準時間和批準簽發(fā)人。根據(jù)這些信息我們可以生成流程分析報告，說明誰有權(quán)訪問哪些內(nèi)容，并在需要時進行更改。它幫助系統(tǒng)審計變得非常容易，也確?？梢院苋菀椎貦z測和糾正任何問題。

當有員工離職，工作流也很有幫助。離職員工可以自動收到他們必須在特定期間內(nèi)返回的項目的通知，或者經(jīng)理可以收到關(guān)于離職員工仍保留的配置項目信息。對大型企業(yè)來說，這是非常有幫助的：在員工離職交接前后，企業(yè)都能跟蹤員工在項目工作中的狀態(tài)以及所掌握的資源。

結(jié)語

總之，工作流管理可以幫助企業(yè)提高效率，同時確保信息安全：每個請求和創(chuàng)建都會自動記錄，而不像手工流程那樣沒有書面記錄、責任不明。工作流確保了請求的流線性和高效性，使企業(yè)能夠節(jié)省更多的時間、成本和資源。