隨著許多企業(yè)尋求改進(jìn)和優(yōu)化現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的解決方案逐步落地，“工作流”和“流程優(yōu)化”在今天的業(yè)務(wù)中的應(yīng)用越來越常見。通常，這種對工作流優(yōu)化的需求是因企業(yè)提高生產(chǎn)力和運(yùn)營效率的非常實(shí)際的需求所推動的，這種需求在所有業(yè)務(wù)部門和垂直行業(yè)中都很明顯。許多企業(yè)，無論大小，都有或正在為流程改進(jìn)制定企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。然而，通常情況下，特別是小型企業(yè)中，流程優(yōu)化的思想常常會引起很大的憂慮。員工和經(jīng)理都忙于處理日常的業(yè)務(wù)任務(wù)，幾乎沒有時(shí)間真正評估當(dāng)前的工作流程。大多數(shù)人可以很容易地識別出需要提高效率的領(lǐng)域，但如果不清楚問題所在，人們一般不愿意簡單地將時(shí)間、金錢和資源投入到流程改進(jìn)的解決方案中來。

在許多情況下，遺留業(yè)務(wù)流程遠(yuǎn)比最初設(shè)計(jì)它們時(shí)的預(yù)期結(jié)果要長，效率顯得并不那么高。因此，我們需要在企業(yè)內(nèi)不斷推進(jìn)對業(yè)務(wù)流程的評估和改進(jìn)。在推動真正的流程優(yōu)化時(shí)，公司應(yīng)該從兩個(gè)重要要素開始：1）理解為什么現(xiàn)有的工作流程需要按原樣執(zhí)行；2）確定流程中是否出現(xiàn)中斷以及中斷發(fā)生在何處。

通過工作流評估確定現(xiàn)有流程

提高流程效率的第一步是了解現(xiàn)有流程，這可以通過完整的工作流評估來完成。通常情況下，公司還是具有有效的遺留流程和程序的；這些流程和程序是在當(dāng)前任何管理層或員工擔(dān)任其職務(wù)之前，甚至是在公司成立之前便設(shè)計(jì)實(shí)施了。這是一些處理事情的一種習(xí)慣性方式。對這些流程的評估可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，以此作為了解某個(gè)業(yè)務(wù)流程的基線。

在某些情況下，我們會讓企業(yè)員工參與到流程評估中來。讓這些員工參與評估流程是一個(gè)明智之舉，原因有兩個(gè)：它有助于理解流程，并增加員工的認(rèn)同感，這對于任何新項(xiàng)目的成功都是至關(guān)重要的。

工作流評估將檢查當(dāng)前流程、硬件、軟件、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)、安全性等。它將規(guī)劃整個(gè)組織的信息流，并幫助確定可以改進(jìn)的領(lǐng)域。

業(yè)務(wù)流程映射

業(yè)務(wù)流程映射可以幫助我們確定流程中是否存在中斷，并且告訴我們中斷出現(xiàn)在哪里。創(chuàng)建現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程的映射，可以幫助企業(yè)建立可視化評估流程中標(biāo)識的流程。業(yè)務(wù)流程映射會顯示當(dāng)前的操作流程以及該流程所需的人員和工具。

在設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)流程圖時(shí)，它可以實(shí)現(xiàn)兩個(gè)目標(biāo)：一個(gè)是當(dāng)前的流程可以被記錄和理解，另一個(gè)是新的、改進(jìn)的流程可以基于這種理解來進(jìn)行設(shè)計(jì)。有時(shí)稱為業(yè)務(wù)流程建模。一旦評估完成，是時(shí)候確定流程障礙、中斷以及最終的流程改進(jìn)機(jī)會。

對于企業(yè)來說，重要的是要要了解當(dāng)涉及到理解工作流、識別流程和創(chuàng)建工作流改進(jìn)時(shí)，它們并不是相互獨(dú)立的。事實(shí)上，強(qiáng)烈建議各企業(yè)找一個(gè)流程咨詢顧問來幫助指導(dǎo)他們完成這一過程?？尚诺暮献骰锇橐彩枪ぷ髁鲀?yōu)化過程中采取進(jìn)一步行動的寶貴資源。