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許多出色的企業(yè)多年來(lái)一直在使用工作流進(jìn)行信息傳遞。這個(gè)過(guò)程包括收集多個(gè)文檔（一些是合同文檔，一些是操作文檔，一些是信息文檔），并附上一個(gè)摘要以創(chuàng)建一個(gè)可交付的表單。這個(gè)表單，可以通過(guò)平臺(tái)、郵件或即時(shí)通訊發(fā)送。

如今越來(lái)越多的制造業(yè)、物流業(yè)也開(kāi)始大量采用工作流的方式來(lái)進(jìn)行生產(chǎn)、傳輸?shù)墓芾怼Ｔ诋a(chǎn)品的流通中，這些工作流表單通常包括包含的所有物品的描述和清單、文件的版本和日期，以及一些說(shuō)明。簽批、審核、以及QC的回執(zhí)單通常也包括在內(nèi)。

這是一個(gè)很好的方式來(lái)匯集圖紙和規(guī)范發(fā)送給客戶，承包商和供應(yīng)商。它還記錄和跟蹤發(fā)送的文件和版本。這有助于確保在出現(xiàn)分歧或訴訟時(shí)，對(duì)文件進(jìn)行必要的更改，同時(shí)又保留相關(guān)記錄作為歷史備份。

通過(guò)工作流方式發(fā)送傳輸信息的文件包使分發(fā)文件變得更加容易，不僅可以跟蹤傳輸日期，還可以記錄文件的發(fā)送對(duì)象和接收時(shí)間。

工作流中的自動(dòng)傳輸

現(xiàn)在更多的企業(yè)可以使用用于創(chuàng)建、分發(fā)和跟蹤傳遞的工作流自動(dòng)化。這種自動(dòng)化節(jié)省了數(shù)千小時(shí)的手動(dòng)傳輸所耗費(fèi)的時(shí)間，并提高了信息傳遞的準(zhǔn)確性。

有些工作流系統(tǒng)還可以根據(jù)以下關(guān)鍵指標(biāo)來(lái)控制傳輸文件的創(chuàng)建和分發(fā)：

1.每個(gè)合并文件的狀態(tài)

2.查看項(xiàng)目的狀態(tài)

3.經(jīng)理/主管的內(nèi)部批準(zhǔn)。

通過(guò)使用這些類型標(biāo)準(zhǔn)控制的工作流，企業(yè)可以更好地控制何時(shí)以及如何執(zhí)行工作傳遞。這意味著沒(méi)有充分的審查和批準(zhǔn)就不能隨意發(fā)布工作指令，加強(qiáng)了企業(yè)的內(nèi)控。

傳遞性質(zhì)的工作流

當(dāng)前的工作流技術(shù)為許多公司提供了進(jìn)一步的機(jī)會(huì)，即傳遞工作流獨(dú)立于其他業(yè)務(wù)的工作流，而不是與圖紙?jiān)O(shè)計(jì)和發(fā)布、提交、RFI跟蹤、標(biāo)記（修訂）等集成。

事實(shí)上，大部分工作流都帶有傳遞性質(zhì)，其創(chuàng)建和分發(fā)應(yīng)被視為更大項(xiàng)目，完成更大工作流中的某一個(gè)步驟。并在更大流程中起到承上啟下的作用，它能夠啟動(dòng)、跟蹤和報(bào)告工作流的狀態(tài)。例如，為設(shè)施改造創(chuàng)建圖紙的項(xiàng)目工作流應(yīng)包括原始RFI、響應(yīng)和批準(zhǔn)、對(duì)任何圖紙的更改以及確認(rèn)RFI是否已關(guān)閉。

這些自動(dòng)移交確保沒(méi)有任何文件、信息、資源被遺漏，并在里程碑即將到來(lái)或行動(dòng)過(guò)期時(shí)向流程各方發(fā)送足夠的通知確保流程的推進(jìn)。通過(guò)將傳遞工作流包含在大型項(xiàng)目工作流中，可以自動(dòng)啟動(dòng)操作、請(qǐng)求、通知和協(xié)作，而不是手動(dòng)跟蹤和報(bào)告。

隨著項(xiàng)目在每個(gè)狀態(tài)之間的轉(zhuǎn)換，可以創(chuàng)建或更新和分發(fā)自動(dòng)傳輸包（如果適用）。這樣也可以開(kāi)發(fā)臨時(shí)傳遞，提高整個(gè)項(xiàng)目工作流的速度。

通過(guò)在傳輸?shù)墓ぷ髁鏖_(kāi)發(fā)和分發(fā)階段，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化，還可以更好地了解項(xiàng)目落后、錯(cuò)過(guò)里程碑或客戶不滿的原因。將項(xiàng)目狀態(tài)、事件數(shù)量和時(shí)間安排等相關(guān)聯(lián)的報(bào)告清楚地告訴公司應(yīng)該關(guān)注哪些改進(jìn)的事項(xiàng)。

信息傳遞與項(xiàng)目工作流集成

企業(yè)會(huì)從自動(dòng)化傳遞創(chuàng)建的審計(jì)跟蹤中獲益，但同時(shí)不應(yīng)忽視工作流的真正目的——加快和推進(jìn)整個(gè)項(xiàng)目工作流。如果公司的政策、程序和系統(tǒng)將傳遞性工作流與其他項(xiàng)目工作流分解，就無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正的優(yōu)勢(shì)。未來(lái)，工作流管理系統(tǒng)將不斷完善，更好地識(shí)別項(xiàng)目管理和傳遞的相關(guān)性，甚至可能使流程參與方更加緊密、實(shí)時(shí)地協(xié)作。