工作流是在一定時期內完成特定任務所需的活動序列或步驟，它是可重復的工作模式。其所描述的流程包括任務、文檔或信息，這些任務、文檔或信息按操作或預定義業(yè)務規(guī)則確定的順序傳遞給適當?shù)墓ぷ髁鲄⑴c者進行操作。

工作流的主要類型

工作流主要分為三種流程：

線性工作流——通常從一個步驟發(fā)展到下一個步驟，并且不可逆。

狀態(tài)機工作流——通常以“狀態(tài)”為參照進行，必要時可以返回到上一個點對工作流操作行為進行調整。

規(guī)則驅動的工作流——根據(jù)預定義的規(guī)則進行處理，這些規(guī)則可以啟用強制數(shù)據(jù)捕獲、自動任務重新分配或其他操作。

早期工作流的理念始于制造業(yè)，為了協(xié)調人與人之間的工作任務。而現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)大量采用了工作流的概念，并享受其帶來的好處。它能夠提高效率；提供更好的響應能力；增加工作流程透明度；提高盈利能力；支持快速地工作流審批。

每個大公司或小公司都會定期處理各種審批工作流。如今，即使簡單的營銷活動流程，也可以通過可視化工具變得清晰可見。工作流的每個步驟都可以分配給在工作流執(zhí)行過程中分布在多個部門的員工。在某些情況下，一些步驟可能還需要第三方相關者的參與或通過自動化處理來實現(xiàn)（例如程序調用、發(fā)送郵件等）。

工作流管理工具

無論公司規(guī)模大小，提高效率、公司的響應能力和盈利能力都是至關重要的。如果依賴冗長的電子郵件或手動工作流管理，通常會阻礙有效處理日常任務和協(xié)作的能力。

數(shù)字化的工作流通過自動化的方式交接，并且取代重復性高的手工流程，讓這些任務無需人工干預即可完成。工作流通常是通過工作流管理工具實現(xiàn)自動化的，這些工具允許設置業(yè)務規(guī)則來指示何時可以成功完成一個步驟并觸發(fā)下一個步驟。

一些工作流管理工具還可以自動協(xié)調各個步驟之間的依賴關系，允許超越線性工作流自動化，使工作流管理更加高效。最后，良好的工作流管理系統(tǒng)為快速的信息交換、討論和更容易的任務跟蹤提供了一個友好的數(shù)字工作環(huán)境。

工作流雖好，但更需要企業(yè)認同它的價值

為了取得成功，除了工作流自動化之外，公司還需要確保他們能夠快速定制IT環(huán)境并及時滿足市場需求。如果團隊本身缺乏協(xié)作和溝通的意識，即使工作流能改善團隊溝通的困境，它依舊無法發(fā)揮作用。因此，當公司打算采納工作流管理工具之時，必須讓團隊的成員接受和理解工作流在企業(yè)應用的意義。

工作流工具將員工、自動化工作流和任務通信統(tǒng)一在一個工作環(huán)境中，并提高公司的團隊效率和績效。更重要的是，它允許非技術用戶以簡單的拖放方式設計、運行和修改工作流。這樣公司可以在不依賴IT人員的情況下將其有效性提升到更好的水平。

當公司團隊具備這樣的意愿，我們可以適應需求定制流程，并使我們能夠更高效地自動化和管理我們的工作。這也是所有現(xiàn)代化企業(yè)所期待的。