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工作流是“由有組織的、可重復(fù)的業(yè)務(wù)活動(dòng)模式組成，提供服務(wù)或流程信息的過程?！备?jiǎn)單地說，“工作流定義了完成工作過程中涉及的步驟?！睒I(yè)務(wù)工作流是一個(gè)可重復(fù)的過程，由一系列任務(wù)組成，這些任務(wù)通常需要按特定順序完成?？梢詫⑵湟暈閺囊粋€(gè)階段流轉(zhuǎn)到下一階段的步驟，直到完成的工作。

工作流對(duì)于確保每次正確地完成重要的流程有著重要的意義。例如，你可能想要定義新員工入職的工作流，以確保所有新員工都能獲得其工作所需的信息、策略和資源。

在本文中，我們將解釋為什么您的企業(yè)需要高效的工作流程，并向您展示一些工作流程示例以幫助您認(rèn)識(shí)它。

工作流程的簡(jiǎn)史

工作流程的概念可以追溯到20世紀(jì)初兩位試圖提高工業(yè)效率的機(jī)械工程師Frederick Taylor和Henry Gantt說起。他們的工作推動(dòng)了時(shí)間和執(zhí)行動(dòng)作的研究，該研究是通過測(cè)量員工完成一項(xiàng)或一系列任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間，以找到消除多余或浪費(fèi)行動(dòng)的方法，從而定義了員工執(zhí)行工作所應(yīng)遵循的流程，并確保它們盡可能地有效。此外，亨利·甘特（Henry Gantt）還創(chuàng)建了甘特圖（Gantt chart），這是一種條形圖，用于直觀地跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度表中的任務(wù)和里程碑。甘特圖現(xiàn)在已廣泛使用于項(xiàng)目管理中，成為了許多項(xiàng)目經(jīng)理、職業(yè)經(jīng)理經(jīng)常使用的基本工具。

隨著工業(yè)和制造業(yè)的增長(zhǎng)，勞動(dòng)的復(fù)雜度也增長(zhǎng)了。甘特圖幫助業(yè)務(wù)經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理找出最有條理、最簡(jiǎn)化的方式來完成工作。使用甘特圖，管理人員能夠理解和跟蹤：哪些任務(wù)需要完成；誰負(fù)責(zé)哪個(gè)任務(wù)；完成每個(gè)任務(wù)需要多長(zhǎng)時(shí)間。了解這信息可以簡(jiǎn)化流程并確保將正確的人員分配給正確的任務(wù)，并確保有足夠的資源來完成任務(wù)。

為什么需要工作流程？

您可能對(duì)完成一項(xiàng)工作需要做什么有一個(gè)很好的主意，并且您可能會(huì)拒絕遵守嚴(yán)格的流程。這是可以理解的，因?yàn)槿藗兺ǔ２幌矚g變化。人們常常會(huì)誤以為他們正在做的事是最好的方法，因?yàn)檫@是他們一直以來所做的方法。但是如果不遵照流程隨意變化，既阻礙了團(tuán)隊(duì)協(xié)作，又會(huì)影響效率。因此，最好的方法就是為常見的流程創(chuàng)建工作流程，當(dāng)我們工作時(shí)或隨著技術(shù)等其它因素發(fā)展時(shí)找到更好的工作流步驟，就不斷完善它。

改善業(yè)務(wù)運(yùn)作

通過定義完成任務(wù)所需的特定步驟和順序，我們可以通過確保適當(dāng)?shù)娜藛T以適當(dāng)?shù)捻樞虿⒃谥付ǖ臅r(shí)間范圍內(nèi)完成工作來改善業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)?？梢詾橐粋€(gè)人或一組人設(shè)計(jì)工作流，這些人的角色和職責(zé)相互依賴才能完成項(xiàng)目。

將這些工作流程標(biāo)準(zhǔn)化并可視化將有助于其他人理解這些流程，并使我們的業(yè)務(wù)更高效。

消除多余的流程和活動(dòng)

初創(chuàng)公司通常規(guī)模較小，比成熟的公司擁有更少的流程和活動(dòng)。使用工作流程圖并隨著公司的發(fā)展對(duì)其進(jìn)行更新，也更容易檢測(cè)出冗余并消除浪費(fèi)的工作流程。

在日?；顒?dòng)中實(shí)施工作流管理可讓我們從頭到尾查看整個(gè)操作。而且，我們可以更輕松地合并更改以改善工作流程并擺脫不必要的步驟、角色和活動(dòng)。

減少運(yùn)營(yíng)支出

工作流圖可以幫助我們定義最佳實(shí)踐并簡(jiǎn)化業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)。隨著流程的簡(jiǎn)化和工作的更快完成，我們可能會(huì)發(fā)現(xiàn)只需要更少的資源便可完成工作。工作流幫助降低成本，使用更少的資源來實(shí)現(xiàn)相同的目標(biāo)。

快速響應(yīng)問題

在過去，像80年代一樣，工作流程圖（或流程圖）是全部繪制在紙上的。更新這些圖以解決流程中的變化是一件很繁瑣的事情。因此，一些企業(yè)“以自己的方式”，應(yīng)對(duì)變化的市場(chǎng)和不斷變化的客戶，這種應(yīng)對(duì)往往是遲鈍的。

隨著經(jīng)濟(jì)的全球化和企業(yè)的發(fā)展，其業(yè)務(wù)越發(fā)重要，了解業(yè)務(wù)流程和工作流程使其在市場(chǎng)中保持重要地位變得越來越明顯。但是，創(chuàng)建工作流圖的過程依然停留紙上，這意味著工作流在發(fā)布和實(shí)施后很快就會(huì)過時(shí)，往往跟不上變化多端的市場(chǎng)。

在20世紀(jì)90年代，工作流程管理軟件開始盛行，用基于電子的流程圖替換了基于紙張的工作流程圖，該流程圖可以保存在計(jì)算機(jī)上，并且只需單擊幾下即可更新。到2005年，通過添加業(yè)務(wù)流程建模和注釋（BPMN）工具，基于軟件的工作流管理系統(tǒng)變得更加強(qiáng)大。

自動(dòng)化流程

業(yè)務(wù)流程如今已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化操作了。例如，客戶服務(wù)程序可能會(huì)觸發(fā)某些操作，例如電子郵件和特價(jià)促銷，這會(huì)鼓勵(lì)客戶再次購(gòu)買。這種類型的自動(dòng)化可以使銷售人員騰出精力去尋找新客戶，而讓客戶服務(wù)人員來解決客戶可能遇到的其它問題。

工作流可以幫助您了解在何處自動(dòng)執(zhí)行簡(jiǎn)單任務(wù)，比如需要幾個(gè)人按特定順序完成特定任務(wù)的過程中，將工作項(xiàng)目從一個(gè)員工自動(dòng)發(fā)送到下一個(gè)員工。自動(dòng)化使您可以輕松地分析業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)，查看趨勢(shì)，為風(fēng)險(xiǎn)做準(zhǔn)備并制定擴(kuò)展計(jì)劃。

總結(jié)

制定流程工作流并不只限于企業(yè)中的某些角色。工作流程對(duì)于有興趣提高能效的任何部門都是有用的，包括工程，市場(chǎng)營(yíng)銷，生產(chǎn)，人力資源，銷售，IT和運(yùn)營(yíng)。想要了解各個(gè)領(lǐng)域和職能部門的工作流示例，也可以訪問我們的官網(wǎng)查看詳情。