電子表格和工作流程自動化已經(jīng)促使人力資源和招聘流程產(chǎn)生巨大的變化。企業(yè)現(xiàn)在可以簡化申請和入職流程，這對于快速增長或季節(jié)性招聘的公司尤為重要。電子表格和工作流程自動化的結(jié)合節(jié)省了寶貴的時(shí)間和資源，同時(shí)有助于確保合規(guī)性，并讓管理者有更多的時(shí)間和精力面對招聘過程本身，思考其優(yōu)化。

紙的問題

以前，大多數(shù)企業(yè)通過紙質(zhì)招聘流程，應(yīng)聘者需要填寫紙質(zhì)申請表。然后，這份文件被帶到人力資源經(jīng)理那里進(jìn)行審查。如果符合企業(yè)招聘需求，并經(jīng)歷層層面試，新員工就會被錄用。在這個(gè)過程中，應(yīng)聘者可能要填寫更多的表格，一旦入職，這些信息又就會交給數(shù)據(jù)輸入的人事招聘專員，以手動輸入的方式存儲在企業(yè)人力資源系統(tǒng)中。在輸入數(shù)據(jù)之后，文件會被送到一個(gè)文件柜或一個(gè)長期安全保存的存儲箱中，在那里它會一直保存到需要用到的時(shí)候。

這樣一個(gè)依托紙質(zhì)為媒介的傳統(tǒng)招聘流程有很多潛在的問題。人為錯(cuò)誤可能是最容易造成流程出錯(cuò)的主要原因。無論是在申請人最初填寫表格的過程中，還是在手動輸入數(shù)據(jù)的過程中，還是在所有文件最終歸檔時(shí)，都無法確保每個(gè)文件的完全準(zhǔn)確性，也無法確保每個(gè)員工的文件中都填寫了所有正確的信息。此外，每一個(gè)員工在對文件進(jìn)行物理歸類式也會導(dǎo)致許多問題。這些都會增加流程處理的時(shí)間，并給人力資源部門的員工帶去莫大的障礙。

電子表格與人力資源自動化軟件的完美結(jié)合

電子表單和工作流自動化為企業(yè)提供了一種更加高效和合規(guī)的解決方案。企業(yè)可以安全地在網(wǎng)上發(fā)布電子表格，從招聘流程的一開始就不需要紙質(zhì)表格了。申請人可以自行填寫電子申請表，并根據(jù)所填信息，提交其他與特定職位有關(guān)的表格填寫。提交后，工作流自動化軟件通過適當(dāng)?shù)娜肆Y源渠道將電子表格和數(shù)字化文檔發(fā)送給審查人員。

對于返聘員工，電子表格應(yīng)用程序還可以與公司的ERP系統(tǒng)集成，以自動填充現(xiàn)有信息。申請人只需在提交新的申請前仔細(xì)檢查準(zhǔn)確性，如果有變化，他們可以直接在電子表格上更新信息。

消除錯(cuò)誤并確保遵從性

在這個(gè)數(shù)字化過程中，不需要數(shù)據(jù)輸入專家。當(dāng)新員工入職時(shí)，電子表格中的數(shù)據(jù)會自動上傳到企業(yè)的人力資源系統(tǒng)，無需手動輸入數(shù)據(jù)，也避免出現(xiàn)任何因?yàn)槿藶樵斐慑e(cuò)誤。一份電子文件，包括完整的電子表格和任何掃描文件，將存儲在公司的人力資源軟件中。由于不需要任何實(shí)際的物理存儲，企業(yè)會多出更多的辦公空間。

更便捷的是，在提交完整的員工檔案之前，系統(tǒng)會確保員工檔案信息是否滿足企業(yè)、法規(guī)的遵從性。一些職業(yè)化、執(zhí)照過期的預(yù)警會伴隨員工的檔案一并錄入系統(tǒng)，幫助企業(yè)避免因法律、行業(yè)、稅務(wù)等延遲或不合規(guī)而造成企業(yè)損失。

對企業(yè)與管理者的好處

對于管理層來說，這種自動化的設(shè)置提供了對招聘流程非常深入的了解。當(dāng)工作流自動化通過適當(dāng)?shù)那腊l(fā)送應(yīng)用程序時(shí)，除了加快招聘速度之外，它還允許管理者準(zhǔn)確地看到效率低下或瓶頸發(fā)生的位置。如果員工工作落后，管理層可以看到這一點(diǎn)，并實(shí)時(shí)調(diào)整工作量。

人力資源流程自動化改變了企業(yè)的游戲規(guī)則。人力資源部員工將能夠?qū)⒆⒁饬奈臋n處理、手動處理和追蹤舊員工檔案轉(zhuǎn)移到提高招聘效率上。員工入職時(shí)間將顯著提高，在某些情況下會從幾周提高到幾天，而對于季節(jié)性的再就業(yè)，由于預(yù)填的表格和集成的工資數(shù)據(jù)巨大，采用人力資源流程自動化則讓工作的速度加快了。另一方面，管理和自動化軟件之間的數(shù)據(jù)共享可以及時(shí)為管理者提供工作流問題的正確診斷方案。

繼續(xù)依賴紙質(zhì)流程和手動數(shù)據(jù)輸入的企業(yè)會面臨各種不必要的問題和低效率。電子表格和工作流程自動化為企業(yè)提供了一種新的、更好的方式來雇傭全職員工和季節(jié)性員工，節(jié)省了人力資源員工的時(shí)間，同時(shí)提高了企業(yè)人才的水平。