什么是工作流？

簡單地說，工作流是一個(gè)結(jié)構(gòu)化的、預(yù)先定義的活動(dòng)集，并且它是可視的，根據(jù)一系列步驟執(zhí)行可以產(chǎn)生所需的結(jié)果。工作流可以是按步驟的基本順序推進(jìn)，也可以是與指定的依賴項(xiàng)、規(guī)則和需求并行發(fā)生的一系列復(fù)雜事件。理論上，每次運(yùn)行相同的工作流，都會(huì)得到相同的結(jié)果。工作流由步驟、完成步驟所需的資源（例如人員或機(jī)器）以及步驟之間的交互組成。工作流描述了一項(xiàng)工作的起點(diǎn)和終點(diǎn)、前進(jìn)方向、可能存在決策點(diǎn)的位置、對(duì)結(jié)果的期望以及潛在的替代步驟。最后，它為每個(gè)步驟分配責(zé)任歸屬。

一旦工作流就位，優(yōu)化結(jié)果就是一個(gè)簡單的過程。它變得更容易可視化：哪里可以消除浪費(fèi)，哪里可以改進(jìn)從而創(chuàng)造效率。成功的工作流程有助于改善員工內(nèi)部的溝通，衡量員工的成長。

在項(xiàng)目管理領(lǐng)域，工作流程同樣非常重要，因?yàn)樗鼈儙砹丝深A(yù)測(cè)性和結(jié)果可度量的能力。項(xiàng)目經(jīng)理通常喜歡工作流程，因?yàn)樵谒麄兊墓ぷ髦?，無論是計(jì)劃還是協(xié)調(diào)，工作流程都提供了可預(yù)期的結(jié)果。

使用工作流的好處

工作流除了可以節(jié)省時(shí)間，并確保工作的透明度和可再現(xiàn)性。它們還有更多的好處：

1.工作流降低了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目面臨風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，項(xiàng)目的復(fù)雜性會(huì)增加，并且團(tuán)隊(duì)成員的數(shù)量也可能會(huì)增加。工作流可以確保減少計(jì)劃中的延遲。它還可以通過限制重復(fù)工作的需要來減少可能的爭(zhēng)議和成本。

2.影響組織變革。當(dāng)團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作時(shí)，工作流限制了管理層干預(yù)業(yè)務(wù)流程方面的需求，并且為管理層提供可參考的依據(jù)。

3.實(shí)踐工作流可以促進(jìn)流程的完善。作為開發(fā)工作流的一部分，企業(yè)必須仔細(xì)檢查其當(dāng)前流程。這會(huì)幫助企業(yè)進(jìn)行流程改進(jìn)和優(yōu)化。

4.工作流增加了對(duì)信息的訪問。關(guān)鍵流程可以在每一點(diǎn)進(jìn)行審查，確保不存在瓶頸或問題。這種監(jiān)督允許項(xiàng)目經(jīng)理確定流程從端到端的運(yùn)行情況。

5.工作流程描述了不同人員的工作職責(zé)。工作流能明確定義責(zé)任歸屬，杜絕責(zé)任推卸的狀況。

6.預(yù)估改進(jìn)項(xiàng)目的時(shí)間。工作流給項(xiàng)目經(jīng)理一個(gè)基礎(chǔ)估值，以此來評(píng)估一個(gè)任務(wù)或整個(gè)項(xiàng)目將花費(fèi)多長時(shí)間。

7.提供可見性。工作流是一種將流程可視化地傳達(dá)給參與相關(guān)者的工作方法。

8.工作流幫助管理者可以更專注于戰(zhàn)略層面的事務(wù)。當(dāng)系統(tǒng)運(yùn)行順利時(shí)，管理者不需要花時(shí)間集中在簡單的操作上。相反，他們可以關(guān)注工作的其他部分，這可以促進(jìn)業(yè)務(wù)增長和發(fā)展。

9.工作流提供審計(jì)跟蹤。這在使用工作流管理軟件系統(tǒng)時(shí)尤其如此。記錄任務(wù)的進(jìn)度和完成情況，以及相關(guān)的細(xì)節(jié)，例如誰完成了行動(dòng)，何時(shí)完成，以及所需要做的任何更改。

10.企業(yè)可以定義規(guī)則。當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，工作流程不是由人決定，而是引用預(yù)先定義的規(guī)則。這消除了協(xié)作之間的猜忌，也節(jié)省了時(shí)間，增強(qiáng)了員工對(duì)各自工作能力的信心。

結(jié)語

無論您創(chuàng)建的工作流流程類型如何，您都希望在一個(gè)可靠、自動(dòng)化的平臺(tái)中構(gòu)建它，讓該平臺(tái)無縫連接到其他業(yè)務(wù)流程和工具，并提供輕松的協(xié)作。現(xiàn)在越來越多的企業(yè)利用基于SaaS的工作流平臺(tái)用于管理和自動(dòng)化協(xié)作工作，旨在通過為企業(yè)計(jì)劃、跟蹤、自動(dòng)化和報(bào)告工作提供強(qiáng)大的平臺(tái)來提高工作靈活性和協(xié)作性。