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在BPM中，流程映射圖（通常我們簡(jiǎn)稱(chēng)“流程圖”）對(duì)于有效的操作實(shí)施是至關(guān)重要的。這些映射圖為流程設(shè)計(jì)提供了可視化的輸入輸出表示，同時(shí)增強(qiáng)了流程設(shè)計(jì)者與涉眾之間的溝通，這使得流程設(shè)計(jì)從開(kāi)始到結(jié)束這整一個(gè)流程管理變得更加容易。許多企業(yè)在持續(xù)改進(jìn)實(shí)踐中會(huì)使用流程圖，以此來(lái)指導(dǎo)流程，指出流程環(huán)節(jié)中低效率的部分。

雖然，大部分業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)者通常認(rèn)為流程映射圖是記錄流程的唯一工具，但這并不完全準(zhǔn)確。流程映射圖其實(shí)只是綜合的流程文檔中的一部分，它們構(gòu)成了流程設(shè)計(jì)中不可或缺的一部分。

通過(guò)流程文檔增強(qiáng)流程圖的有效性

雖然流程圖在說(shuō)明流程變化的方面非常有效，但它們不能完全展現(xiàn)流程所需的所有信息。在流程圖中，有時(shí)可能會(huì)丟失這些信息：

1.工作流中斷點(diǎn)——些流程的瓶頸和異常并不會(huì)直接顯示在流程映射圖中。

2.責(zé)任歸屬——流程圖秉承的原則是簡(jiǎn)單直觀(guān)，因此通常不能清楚地顯示誰(shuí)擁有哪些任務(wù)和活動(dòng)的具體權(quán)責(zé)。這會(huì)導(dǎo)致流程參與者在所有權(quán)方面的細(xì)節(jié)并不能直觀(guān)的反映。

3.時(shí)間花費(fèi)——用戶(hù)完成任務(wù)所需的時(shí)間量在流程圖上并不明顯，這使得估計(jì)截止日期比較困難。

4.信息流——了解員工如何找到和使用完成分配任務(wù)所需的資源是流程開(kāi)發(fā)的重要因素。然而，信息的可訪(fǎng)問(wèn)性和可用性不能在直接在流程圖上描述。

這些確實(shí)的信息，可以通過(guò)查看流程文檔來(lái)得到工作流程的完整描述。流程文檔讓流程改進(jìn)者有發(fā)現(xiàn)低效率流程的依據(jù)。同時(shí)，流程文檔可以確保各個(gè)業(yè)務(wù)流程的完整性，以及通過(guò)流程映射圖來(lái)實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)潔的表達(dá)。

流程文檔的益處

流程映射圖的主要目的是獲得對(duì)現(xiàn)有流程和工作方法的清晰理解。這意味著識(shí)別流程就可以有改進(jìn)的控件。而使用流程文檔，則增加了流程的完整性。流程文檔過(guò)程的好處包括：

1.在咨詢(xún)過(guò)程中，參與流程相關(guān)任務(wù)和活動(dòng)的每個(gè)人的意見(jiàn)都可能成為左右流程改變的因素。采訪(fǎng)所有涉眾有助于填寫(xiě)流程的細(xì)節(jié)，并且它提供了定義每個(gè)人明確任務(wù)所有權(quán)的機(jī)會(huì)。這意味著，這樣設(shè)計(jì)出來(lái)的流程更貼近實(shí)際業(yè)務(wù)的運(yùn)作。

2.跟蹤流程異常變得更簡(jiǎn)單。要記錄業(yè)務(wù)過(guò)程中的異常是一件非常繁瑣的事情，但有了BPM的流程文檔，跟蹤流程異常就會(huì)相當(dāng)便捷。預(yù)測(cè)流程異常的能力對(duì)于按時(shí)交付產(chǎn)品和服務(wù)也至關(guān)重要，但是詳細(xì)描述每個(gè)異常只會(huì)使事情變得過(guò)于復(fù)雜，唯有通過(guò)流程文檔尋找影響流程關(guān)鍵的異常，才對(duì)流程改進(jìn)有著非凡的意義。

增強(qiáng)業(yè)務(wù)流程的規(guī)劃

在充分記錄了當(dāng)前流程之后，下一步是確定需要改進(jìn)的領(lǐng)域，這是增強(qiáng)業(yè)務(wù)流程規(guī)劃的重要一步。通過(guò)對(duì)流程圖和流程文檔的分析，在計(jì)劃流程更改時(shí)，我們需要注意以下幾點(diǎn)：

公司的愿景是什么？公司的目標(biāo)是什么？根據(jù)公司目標(biāo)來(lái)衡量流程是否成功，是否可以為改進(jìn)提供一個(gè)基線(xiàn)。有沒(méi)有助于實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)目標(biāo)的流程更好的方案。當(dāng)向客戶(hù)交付產(chǎn)品或服務(wù)時(shí)，流程是否增加了價(jià)值？

在增強(qiáng)業(yè)務(wù)流程的規(guī)劃中，檢查每個(gè)任務(wù)時(shí)，定義其在價(jià)值鏈中的角色。通過(guò)流程映射圖和流程文檔查看任務(wù)有助于簡(jiǎn)化整個(gè)流程改造過(guò)程。