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工作流自動化是針對業(yè)務(wù)流程中所創(chuàng)建的一系列自動化操作，它們用于改善日常的業(yè)務(wù)流程，使團隊可以將更多的時間花費在實際工作上，更少的時間花費在支持他們的流程上。

創(chuàng)建工作流程自動化的企業(yè)將更加高效，節(jié)省時間和金錢，并最大程度地減少出錯的可能性。實施工作流自動化有很多好處。下面為大家介紹企業(yè)實施工作流自動化流程的五大好處。

工作流程自動化的5大好處

1.簡化溝通

工作流自動化的最大好處之一就是可以改善內(nèi)部溝通。這降低了員工離職率，因為員工離開企業(yè)的最大原因之一是與管理層缺乏溝通。創(chuàng)建自動化流程讓參與該流程的每個人緊密地聯(lián)結(jié)在一起。你可以開始創(chuàng)建流程圖，并可視化流程的開始和結(jié)束位置以及每個人在該流程中的作用。

2.建立問責制

通過使工作流程自動化，你可以有效地創(chuàng)建一個負責流程各部分的團隊。對于該流程中的每個步驟，都指定一個人執(zhí)行特定操作。通過這樣做，你將創(chuàng)建一種問責制，每個人都知道他們負責什么特定任務(wù)。這個問責制最大的好處是揭示了哪些任務(wù)花費最長時間完成，阻礙了該流程。

通過創(chuàng)建工作流自動化，每個人都知道什么人負責什么任務(wù)，每個人都清楚給定時間點需要完成什么。工作流自動化使你能夠做出更好的決策，以創(chuàng)建更有效的流程并相應(yīng)地劃分工作。

3.減少成本和錯誤

工作流自動化降低了錯誤的發(fā)生率，因為參與此流程的每個人都要對自己的特定角色負責，所以沒有人能以“沒人告訴我！”為借口。工作流自動化還可以使公司免于因員工錯誤而造成的高昂費用，減少管理人員的成本。

4.授權(quán)員工管理自己的時間

工作流自動化可確保每個員工都知道他們的崗位角色中所賦予的職責。管理層能夠立即知道他們的任務(wù)是否未按時完成。主管不再需要管理每個員工或花時間檢查他們的進度。工作流程自動化使管理人員可以查看整個工作流程。

5.創(chuàng)造更高的工作效率

通過創(chuàng)建自定義的工作流程自動化，無論當前企業(yè)采用什么組織結(jié)構(gòu)，都可以設(shè)計出復(fù)雜的審批流程。，這樣管理人員就不再需要干預(yù)每個任務(wù)。

什么時候應(yīng)該考慮工作流自動化？

工作流自動化是高效完成任務(wù)的最佳方法。它能確保每次都能產(chǎn)生更一致，更準確的結(jié)果。

當要執(zhí)行一系列重復(fù)的任務(wù)時，企業(yè)應(yīng)考慮工作流自動化。以往，這些任務(wù)通過紙質(zhì)文件、電子表格或電子郵件進行管理。通過創(chuàng)建工作流程自動化，該流程將得到簡化，并消除了人為錯誤的風險。

工作流自動化使你可以更好地了解不同的任務(wù)，并可以更輕松地確定需要改進的地方并提高整體生產(chǎn)率。

工作流程自動化的步驟

在實施工作流自動化之前，管理層必須確定哪些方面需要改進工作流。做到這一點的理想方法是使用流程圖直觀地表示當前工作流程。第一步通過流程圖檢驗流程中的問題。在確定問題后，就是明確定義你的業(yè)務(wù)目標。然后，需要通過創(chuàng)建工作流程自動化來實現(xiàn)您的業(yè)務(wù)目標，以及將使用哪些流程對其工作進行度量。

最后是培訓(xùn)員工如何使用新的工作流程軟件。在任何公司中，新變化通常都會遇到阻力，因此從一開始就讓員工參與并向他們解釋該軟件將如何幫助他們這很重要。通過為員工提供從當前流程到新系統(tǒng)的清晰過渡就必須提供必要的培訓(xùn)，這種過渡會使業(yè)務(wù)流程實施有一個更加平滑的過渡。

完成這些步驟后，企業(yè)可以在新的工作流程系統(tǒng)上啟動并運行。必須持續(xù)監(jiān)視和評估新的流程，以找出瓶頸并確定需要改進的地方。

結(jié)論

通過利用工作流自動化，公司可以減少員工執(zhí)行的手動任務(wù)的數(shù)量，從而使他們騰出時間來從事更重要的工作。 這樣可以在更短的時間內(nèi)完成更多工作，并可能提高員工士氣并提高整體生產(chǎn)率。

工作流自動化可幫助公司獲得更一致的結(jié)果。通過自動化，公司減少了出錯的風險，這使他們能夠以較少的時間和成本來創(chuàng)造更高質(zhì)量的產(chǎn)品。工作流創(chuàng)建的流程具有潛在的發(fā)展?jié)摿Γ梢詭椭髽I(yè)用最少的成本帶來更多的收入。