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在理想的環(huán)境中，我們幾乎能為所有流程或任務(wù)創(chuàng)建自動(dòng)化的工作流程， 但是在現(xiàn)實(shí)世界中，工作流程可能會(huì)因意外的延遲、挫折和受瓶頸的制約。

在流程實(shí)踐中，我們通常會(huì)不可避免地出現(xiàn)以下一些問(wèn)題：例如，審批人員可能生病在家或者正當(dāng)值外出；關(guān)鍵文件丟失或不易查找。工作流程中遇到的設(shè)備與非人員類(lèi)型故障。

但是，這并不意味著這些事情無(wú)法避免，相反的，只要自動(dòng)化工作流，許多事情都可以得到應(yīng)有的保障。以下，我們列覺(jué)了七種最佳的工作流實(shí)踐方法，可以幫助企業(yè)避免工作流中不必要的麻煩。

1.制定書(shū)面或視覺(jué)化的工作流程計(jì)劃

正如本杰明·富蘭克林（Benjamin Franklin）曾經(jīng)說(shuō)過(guò)的那樣：“如果沒(méi)有做好準(zhǔn)備，那么你就準(zhǔn)備失敗?！奔词故强此谱詈?jiǎn)單的工作流程通常也比你想象得要復(fù)雜，尤其是在涉及多個(gè)步驟和批準(zhǔn)的情況下。這就是需要為每個(gè)工作流程都準(zhǔn)備可視化映射圖的原因。工作流映射是我們跟蹤工作流的方式，以便知道工作原理，以及在這些事情“中斷”時(shí)應(yīng)采取哪些措施。

工作流程圖不必太復(fù)雜。重要的是，我們要以某種固定的形式去表達(dá)已定稿的工作流程圖，確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)成員了解流程中的每個(gè)步驟，從而知道會(huì)發(fā)生什么。

2.計(jì)劃失敗、延遲和瓶頸的制約

成功實(shí)現(xiàn)工作流程的關(guān)鍵之一是為未來(lái)可能出問(wèn)題的環(huán)節(jié)作出計(jì)劃。工作流映射是提前預(yù)測(cè)工作流中可能發(fā)生的延遲或挫折而作出準(zhǔn)備。例如我們會(huì)常?？吹剑瑤缀趺總€(gè)步驟都有出現(xiàn)失敗狀況后的計(jì)劃指示——如果某些事情被拒絕而不是被批準(zhǔn)，則會(huì)清楚地指示流程的下一步走向。

從映射的角度來(lái)看，工作流程應(yīng)包括諸如拒絕批準(zhǔn)、編輯和過(guò)期的工作流程之類(lèi)的步驟。除此之外，記錄下工作流無(wú)法正確執(zhí)行時(shí)會(huì)發(fā)生什么也很重要。

當(dāng)制造受到延遲，影響客戶(hù)時(shí)會(huì)發(fā)生什么？ 如果系統(tǒng)軟件崩潰并且丟失重要文件，又該怎么辦？這些都是我們?cè)诳紤]工作流程是必須自我發(fā)問(wèn)的問(wèn)題，我們可以在工作流圖中記錄“備份計(jì)劃”，或者在發(fā)生故障時(shí)創(chuàng)建新的工作流。最重要的是，您應(yīng)該始終考慮到工作流可能出現(xiàn)的失敗，這樣才能確保在實(shí)際運(yùn)作中的成功。

3.確定工作流程步驟的優(yōu)先級(jí)

工作流程中的每個(gè)步驟都很重要，但并非同等重要。如果你自己觀察一下自己的工作流程圖，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)某些步驟對(duì)工作流的“重要性”要強(qiáng)于其他步驟。 比如，第一步就是最重要的，因?yàn)樗钦麄€(gè)工作流程的開(kāi)始。

然后，往往是工作流出現(xiàn)選擇分支的時(shí)候，也是重要的，它決定了工作流的走向，它會(huì)把一些變動(dòng)的工作事項(xiàng)的優(yōu)先等級(jí)提高。

因此，了解每個(gè)工作流程步驟如何影響整個(gè)工作流程非常重要，因?yàn)楫?dāng)你的工作流程掉入“意外”的一些選項(xiàng)時(shí)，優(yōu)先級(jí)會(huì)發(fā)生變化。

同樣的，瓶頸的限制也會(huì)改變工作流程，因此，當(dāng)你發(fā)現(xiàn)延遲或挫折時(shí)，你將需要知道在哪里存在壓力。例如，如果管理層認(rèn)識(shí)到延遲并了解如何改變工作流程，他們可能會(huì)提醒該人更快地完成批準(zhǔn)。當(dāng)管理層知道延遲如何影響工作流程時(shí)，他們也可以適當(dāng)?shù)卮_定優(yōu)先級(jí)。

4.確保每個(gè)人都有完成任務(wù)所需的一切資源

許多時(shí)候，當(dāng)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)我們很容易責(zé)怪分配給某些工作流程步驟的人員。但許多時(shí)候，我們忘記了工作是一場(chǎng)協(xié)作。許多工作無(wú)法推進(jìn)不一定是該負(fù)責(zé)的人員沒(méi)有執(zhí)行，很有可能是他缺乏可執(zhí)行的資源。

在流程設(shè)計(jì)時(shí)，始終要思考負(fù)責(zé)工作流程步驟的人員是否具有完成工作所需的一切？他們是否有權(quán)使用正確的工具？他們能否收到通知？它們收到通知的途徑夠廣闊嗎？會(huì)不會(huì)有遺漏？等等。

當(dāng)我們?cè)儐?wèn)有關(guān)工作流程瓶頸的問(wèn)題時(shí)，我們會(huì)收到很多有用的答案。工作流實(shí)施成功的秘籍之一就是，多與參與該工作流程的同事多溝通，才能準(zhǔn)確知道工作流環(huán)節(jié)中的薄弱點(diǎn)。

5.使用正確的自動(dòng)化工具

當(dāng)我們遇到瓶頸時(shí)，另一個(gè)要問(wèn)的問(wèn)題是：“我們是否擁有解決問(wèn)題的正確工具？”

在某些情況下，工作流程會(huì)因規(guī)劃不當(dāng)而崩潰，而在其他情況下，由于一開(kāi)始就沒(méi)有自動(dòng)化，因此則會(huì)出現(xiàn)延遲和挫折。如果我們不自動(dòng)執(zhí)行工作流程的重要部分，則容易出錯(cuò)。不需要人工核準(zhǔn)的步驟應(yīng)自動(dòng)執(zhí)行。比如，對(duì)指定人員發(fā)送的通知和提醒應(yīng)屬于此類(lèi)。

如果你有不確定要自動(dòng)化的流程，請(qǐng)規(guī)劃工作流程步驟，然后尋找最可行的工作流程自動(dòng)化解決方案，確保你可以識(shí)別需要進(jìn)行自動(dòng)化的信號(hào)。

6.使用工作流審核重新評(píng)估你的流程

如果你仍然會(huì)定期遇到延遲和瓶頸，那么是時(shí)候評(píng)估你的工作流程是否需要優(yōu)化了。通常我們可以通過(guò)執(zhí)行工作流程審核來(lái)做到這一點(diǎn)。工作流程審核應(yīng)定期進(jìn)行（至少每6個(gè)月一次），但是如果你發(fā)現(xiàn)以下任何情況，則應(yīng)立即執(zhí)行審核：

?每天或每周明顯的瓶頸或延遲

?審批之類(lèi)的簡(jiǎn)單任務(wù)會(huì)使你的團(tuán)隊(duì)不知所措

?在過(guò)去的六個(gè)月中，團(tuán)隊(duì)角色發(fā)生了重大變化

?在過(guò)去的六個(gè)月中，流程和工作流程發(fā)生了重大變化

?未按時(shí)或按計(jì)劃實(shí)現(xiàn)目標(biāo)

7.查看企業(yè)的流程管理

有時(shí)我們會(huì)出現(xiàn)實(shí)際上與特定工作流程無(wú)關(guān)的問(wèn)題，而是由企業(yè)內(nèi)部?jī)?nèi)部更深層次的混亂導(dǎo)致的。

在這里，不僅將工作流程規(guī)劃和映射納入企業(yè)的日常工作中，而且在整個(gè)企業(yè)中實(shí)施業(yè)務(wù)流程管理（BPM）解決方案也變得很重要。

BPM可以幫助企業(yè)保持清晰的方向。它可以幫助企業(yè)設(shè)置優(yōu)先級(jí)并在更高級(jí)別上規(guī)劃避免故障。當(dāng)整個(gè)企業(yè)得到良好的管理時(shí)，一個(gè)或兩個(gè)單獨(dú)工作流程的延遲就不再是問(wèn)題了。如果你的企業(yè)尚未遵循企業(yè)的BPM最佳做法，請(qǐng)立即開(kāi)始吧。企業(yè)越早清除不必要的流程并開(kāi)發(fā)有效的流程，其工作流程就會(huì)越好。

結(jié)論

我們不能為所有事件做出完美無(wú)缺的計(jì)劃，但是，計(jì)劃工作流中最壞的情況，往往是實(shí)踐成功的關(guān)鍵?；ㄒ恍r(shí)間來(lái)規(guī)劃我們的工作流，是為了幫助我們了解在未按計(jì)劃進(jìn)行時(shí)會(huì)發(fā)生什么以及該如何推進(jìn)或作出何種改變，并且確保參與流程的角色都清楚自己是如何影響工作流程的。

正如古話(huà)所言：凡事豫則立，不豫則廢。工作流的實(shí)踐也適用這句古話(huà)。