什么是工作流自動(dòng)化？
作者：alphaflow來(lái)源：m.zqrtjx.com.cn訪問(wèn)：286時(shí)間：2020-05-18
工作流自動(dòng)化是針對(duì)業(yè)務(wù)流程中所創(chuàng)建的一系列自動(dòng)化操作，它們用于改善日常的業(yè)務(wù)流程，使團(tuán)隊(duì)可以將更多的時(shí)間花費(fèi)在實(shí)際工作上，更少的時(shí)間花費(fèi)在支持他們的流程上。
創(chuàng)建工作流程自動(dòng)化的企業(yè)將更加高效，節(jié)省時(shí)間和金錢(qián)，并最大程度地減少出錯(cuò)的可能性。實(shí)施工作流自動(dòng)化有很多好處。下面為大家介紹企業(yè)實(shí)施工作流自動(dòng)化流程的五大好處。
工作流程自動(dòng)化的5大好處
1.簡(jiǎn)化溝通
工作流自動(dòng)化的最大好處之一就是可以改善內(nèi)部溝通。這降低了員工離職率，因?yàn)閱T工離開(kāi)企業(yè)的最大原因之一是與管理層缺乏溝通。創(chuàng)建自動(dòng)化流程讓參與該流程的每個(gè)人緊密地聯(lián)結(jié)在一起。你可以開(kāi)始創(chuàng)建流程圖，并可視化流程的開(kāi)始和結(jié)束位置以及每個(gè)人在該流程中的作用。
2.建立問(wèn)責(zé)制
通過(guò)使工作流程自動(dòng)化，你可以有效地創(chuàng)建一個(gè)負(fù)責(zé)流程各部分的團(tuán)隊(duì)。對(duì)于該流程中的每個(gè)步驟，都指定一個(gè)人執(zhí)行特定操作。通過(guò)這樣做，你將創(chuàng)建一種問(wèn)責(zé)制，每個(gè)人都知道他們負(fù)責(zé)什么特定任務(wù)。這個(gè)問(wèn)責(zé)制最大的好處是揭示了哪些任務(wù)花費(fèi)最長(zhǎng)時(shí)間完成，阻礙了該流程。
通過(guò)創(chuàng)建工作流自動(dòng)化，每個(gè)人都知道什么人負(fù)責(zé)什么任務(wù)，每個(gè)人都清楚給定時(shí)間點(diǎn)需要完成什么。工作流自動(dòng)化使你能夠做出更好的決策，以創(chuàng)建更有效的流程并相應(yīng)地劃分工作。
3.減少成本和錯(cuò)誤
工作流自動(dòng)化降低了錯(cuò)誤的發(fā)生率，因?yàn)閰⑴c此流程的每個(gè)人都要對(duì)自己的特定角色負(fù)責(zé)，所以沒(méi)有人能以“沒(méi)人告訴我！”為借口。工作流自動(dòng)化還可以使公司免于因員工錯(cuò)誤而造成的高昂費(fèi)用，減少管理人員的成本。
4.授權(quán)員工管理自己的時(shí)間
工作流自動(dòng)化可確保每個(gè)員工都知道他們的崗位角色中所賦予的職責(zé)。管理層能夠立即知道他們的任務(wù)是否未按時(shí)完成。主管不再需要管理每個(gè)員工或花時(shí)間檢查他們的進(jìn)度。工作流程自動(dòng)化使管理人員可以查看整個(gè)工作流程。
5.創(chuàng)造更高的工作效率
通過(guò)創(chuàng)建自定義的工作流程自動(dòng)化，無(wú)論當(dāng)前企業(yè)采用什么組織結(jié)構(gòu)，都可以設(shè)計(jì)出復(fù)雜的審批流程。，這樣管理人員就不再需要干預(yù)每個(gè)任務(wù)。
什么時(shí)候應(yīng)該考慮工作流自動(dòng)化？
工作流自動(dòng)化是高效完成任務(wù)的最佳方法。它能確保每次都能產(chǎn)生更一致，更準(zhǔn)確的結(jié)果。
當(dāng)要執(zhí)行一系列重復(fù)的任務(wù)時(shí)，企業(yè)應(yīng)考慮工作流自動(dòng)化。以往，這些任務(wù)通過(guò)紙質(zhì)文件、電子表格或電子郵件進(jìn)行管理。通過(guò)創(chuàng)建工作流程自動(dòng)化，該流程將得到簡(jiǎn)化，并消除了人為錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。
工作流自動(dòng)化使你可以更好地了解不同的任務(wù)，并可以更輕松地確定需要改進(jìn)的地方并提高整體生產(chǎn)率。
工作流程自動(dòng)化的步驟
在實(shí)施工作流自動(dòng)化之前，管理層必須確定哪些方面需要改進(jìn)工作流。做到這一點(diǎn)的理想方法是使用流程圖直觀地表示當(dāng)前工作流程。第一步通過(guò)流程圖檢驗(yàn)流程中的問(wèn)題。在確定問(wèn)題后，就是明確定義你的業(yè)務(wù)目標(biāo)。然后，需要通過(guò)創(chuàng)建工作流程自動(dòng)化來(lái)實(shí)現(xiàn)您的業(yè)務(wù)目標(biāo)，以及將使用哪些流程對(duì)其工作進(jìn)行度量。
最后是培訓(xùn)員工如何使用新的工作流程軟件。在任何公司中，新變化通常都會(huì)遇到阻力，因此從一開(kāi)始就讓員工參與并向他們解釋該軟件將如何幫助他們這很重要。通過(guò)為員工提供從當(dāng)前流程到新系統(tǒng)的清晰過(guò)渡就必須提供必要的培訓(xùn)，這種過(guò)渡會(huì)使業(yè)務(wù)流程實(shí)施有一個(gè)更加平滑的過(guò)渡。
完成這些步驟后，企業(yè)可以在新的工作流程系統(tǒng)上啟動(dòng)并運(yùn)行。必須持續(xù)監(jiān)視和評(píng)估新的流程，以找出瓶頸并確定需要改進(jìn)的地方。
結(jié)論
通過(guò)利用工作流自動(dòng)化，公司可以減少員工執(zhí)行的手動(dòng)任務(wù)的數(shù)量，從而使他們騰出時(shí)間來(lái)從事更重要的工作。 這樣可以在更短的時(shí)間內(nèi)完成更多工作，并可能提高員工士氣并提高整體生產(chǎn)率。
工作流自動(dòng)化可幫助公司獲得更一致的結(jié)果。通過(guò)自動(dòng)化，公司減少了出錯(cuò)的風(fēng)險(xiǎn)，這使他們能夠以較少的時(shí)間和成本來(lái)創(chuàng)造更高質(zhì)量的產(chǎn)品。工作流創(chuàng)建的流程具有潛在的發(fā)展?jié)摿?，可以幫助企業(yè)用最少的成本帶來(lái)更多的收入。
