Alphaflow干貨:流程映射的五個小技巧
作者：alphaflow來源：m.zqrtjx.com.cn訪問：224時間：2020-04-20
每個企業(yè)都有流程，每個流程也都有效率特別低下的地方。而通過工作流流程映射來評估這些流程，能最有效地找到這些低效率的環(huán)節(jié)，確保企業(yè)以最佳的狀態(tài)運營。
工作流映射旨在確定改進工作中的重點。然而，對于任何企業(yè)而言，這不是一項容易的工作。它涉及很多相關(guān)的因素：時間、人員、資源和計劃。
盡管該過程并不容易實現(xiàn)，在企業(yè)工作流改造中必不可少。值得慶幸的是，有一些方法可以確保我們的工作流程映射能夠順利進行，并提供我們期望的結(jié)果。
1.不要映射每個流程
因為我們想了解和改進企業(yè)的各種工作流程，但這并不意味著每個流程都需要去映射。
首先，我們需要查看企業(yè)中表現(xiàn)不佳的領(lǐng)域，看看是否存在著明顯無法實現(xiàn)目標或根本沒有達到期望的任務(wù)。尋找那些存在明顯瓶頸的流程和部門。從那里，我們很可能會看到這些流程如何影響我們企業(yè)的其他領(lǐng)域。
然后在開始映射過程時，請考慮以下目標：
?確定執(zhí)行每個流程的人員
?確定哪些事件發(fā)生在流程的每個步驟中
?清晰直觀地詳細描述每個步驟（映射）
?搜索瓶頸或其他速度變慢的環(huán)節(jié)
?分析數(shù)據(jù)以找出需要改進的地方
?制定可行的改進計劃
?哪些流程會比其他流程更清晰。
如果您不確定是否存在瓶頸，但是注意到這些“問題”，就是流程映射正確的開始。
2.詢問自己：這是什么類型的流程，可以映射嗎？
同樣重要的是要知道，流程映射并不能在每個流程中都起作用。大多數(shù)企業(yè)的業(yè)務(wù)運營可以分為三種類型的流程：轉(zhuǎn)型的（制造流程，輸入/輸出等）、事務(wù)性（銷售活動，呼叫中心等等）、決策（審批/拒絕的應(yīng)用程序，定價，庫存控制等），根據(jù)流程的類型來區(qū)別，看看哪種類型的流程圖比其他流程圖更有效。
例如，與用于庫存控制的流程圖相比，制造流程的流程圖可能最容易創(chuàng)建。流程程的每個步驟都有明顯的走向，可以用符號和箭頭進行映射。比起制造流程并非每個流程都可以如此清晰地可視化。如果考慮該流程是否涉及許多高層以及開放式的決策，這就不僅需要映射流程圖了。我們需要考慮從更基本的轉(zhuǎn)換或事務(wù)處理流程開始。通?？梢允褂妙愃朴谟镜缊D的方式來映射這些圖。
3.從簡單的設(shè)計開始，然后再對其進行數(shù)字化
初始映射流程是件頗為麻煩的事。您很可能需要添加或刪除多個步驟，更改視圖的外觀，分配/重新分配名稱以及更改它們。因此，沒有理由需要使用昂貴或復雜的視圖繪制工具。我們建議可以對泳道采用貼不同顏色便簽紙的方式來進行頭腦風暴。并且在痛點上用比較鮮艷的顏色來表示，增加整個團隊對流程及其薄弱環(huán)節(jié)的了解。通常這個過程在白板上就能完成，還能增加多方參與人員的探討。
創(chuàng)建物理導圖后，我們將需要使用Visio，Excel或PowerPoint等工具將其輸入為數(shù)字格式。當然我們可以利用我們的流程圖擴展程序，讓我們在列表步驟和可視化步驟之間切換為工作流程圖。
4.使用泳道圖顯示責任歸屬
當要顯示不同部門之間的多重責任時，傳統(tǒng)的流程圖并不能發(fā)揮理想的價值。對于大多數(shù)涉及跨職能方陣的流程，我們通常建議使用泳道圖。因為它可以幫助我們顯示人員和角色如何協(xié)同工作以實現(xiàn)結(jié)果。
在泳道圖上，跨團隊活動可以由跨多個泳道的任務(wù)表示。如果沒有表現(xiàn)出責任歸屬，那么很難確定瓶頸是來自特定步驟還是來自個人或團隊。如果想知道某個特定角色是否正在限制團隊整體的效率，泳道圖更能反應(yīng)真相。
5.從團隊中獲取意見
最后，也許最重要的是，您無需也不應(yīng)該自己創(chuàng)建工作流程流程圖。流程圖的創(chuàng)建應(yīng)始終與使用該流程的人員相關(guān)，所以在做流程映射時，我們需要流程參與者一起來創(chuàng)建。
例如，如果創(chuàng)建的工作流程是通過人力資源部門進行的，并且您正在對其進行映射以評估其是否有效，那么您就需要采訪人力資源部門的某人，以確保他們以正確的速度進行正確的工作。
如果他們說“我們沒有時間上傳這些文件”，那么解決方案可能是在工作流程中增加自動化以節(jié)省時間。但是，如果瓶頸是軟件造成的，而不是團隊成員或員工的不足，那么可能是時候升級軟件或添加/消除工作流程中的步驟了。如果不與相關(guān)成員交談，您不一定會意識到這些瓶頸。這就是為什么在映射流程時從團隊中獲取反饋是很重要的原因。
結(jié)論
工作流流程映射有時可能是一個漫長的過程，因此了解如何節(jié)省最多的時間和精力非常重要也需要非常仔細。首先，您要確保哪些流程需要映射，關(guān)注那些容易出現(xiàn)瓶頸或效率低下的跡象。接下來，再問問：“這是什么類型的流程，可以映射嗎？”而且并非每個工作流程都可以使用泳道圖。某些流程的級別更高，則需要使用不同的方法。對于那些可以映射的內(nèi)容，先從簡單、快捷的方法開始，例如使用白板和便簽來進行簡單的繪制。繪制出每個步驟的圖，并尋找可能存在效率低下的區(qū)域，然后在進行數(shù)字化存檔。最后，要多聆聽反饋。確保您繪制的流程圖盡可能真實地反映現(xiàn)實工作流，這樣你才能知道用哪種策略最能改善它。
