如果你的公司已經(jīng)存在一段時間了，你是否遇到丟失數(shù)字文檔、混淆文件、以及其他協(xié)同溝通上的問題呢？許多時候，我們會發(fā)現(xiàn)我們以為尋找工作中的某些素材、文檔是一件輕而易舉的事，但是往往因為梳理不規(guī)范造成了時間上的延誤，又或者找到了才發(fā)現(xiàn)它并不是最新的修訂版。

這只是公司在選擇最有系統(tǒng)解決方案中常會遇到的一個問題。事實上，在公司更為復(fù)雜的協(xié)同流程中，還會遇到更多的痛點。讓我們來看看公司和組織中最容易出現(xiàn)哪五個痛點：

痛點1：搜索文檔和圖紙花費的時間太長

一個人搜索文檔或圖紙所花費的時間與公司的成本直接相關(guān)。在當今競爭激烈的市場中，獲取和快速找到所需內(nèi)容的能力至關(guān)重要。你需要一個能讓你用最少的努力找到正確信息的系統(tǒng)。尋找文件不應(yīng)該把你引向迷宮，讓你在茫茫的文件海洋中迷失方向。在文件管理系統(tǒng)中啟發(fā)式搜索展現(xiàn)出越來越重要的價值。

痛點2：不確定找到的文件是最新版本

我們經(jīng)常會問自己一個問題：“我百分之百肯定找到的這個文檔或圖紙是最新版本嗎？”當你在處理動態(tài)文件、圖形或文檔時，版本控制將成為公司頭痛的一個問題。

上次編輯此文檔的人是誰？這個文件是什么時候更新的？如果我需要與某人共享一個文件，但不想授予他們訪問網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限，該怎么辦？我可以回顧以前的版本并了解歷次所做的更改嗎？

如果沒有適當?shù)奈臋n管理系統(tǒng)，版本控制問題是不可避免的。使用錯誤的版本文檔會浪費公司大量的時間和金錢。

痛點3：無法承擔安全事件或失去對文件的控制

隨著網(wǎng)絡(luò)攻擊的增加，安全性比簡單文件共享顯得更為重要。除此之外，你還需要確保正確的人可以訪問正確的文件。在封閉的網(wǎng)絡(luò)中平衡兩者并不是件易事的。

您應(yīng)該為團隊成員分配適當?shù)臋?quán)限——哪些他們可以編輯，哪些可以共享，哪些只能查看。如果團隊成員不能更改文檔或與其他人共享文檔，那么就要預(yù)先干預(yù)和控制，減少其選項。對于權(quán)限，能在源頭控制，以后就越不可能遇到安全問題。

痛點4：文件組織混亂，沒有人知道項目文件在哪里

公司存儲文件的方式有：文件柜、筆記本電腦、移動硬盤等。如果把文檔存儲在不同介質(zhì)上又不在網(wǎng)絡(luò)上共享，那么你要找到它的時間將大大拉長。

畢竟每個人都有自己存儲文件的個人習慣，這就造成了每個人將存儲的信息分置在不同的介質(zhì)當中。那么，每個人都有自己的文件，每個人都需要訪問這些文件，我們?nèi)绾螌⑺羞@些文件集中到一個地方？我們又要如何防止意外覆蓋和文件重復(fù)？如果我不記得文件名了，我還能找到我的文件嗎？（每個人的部分文件可能重名）

解決這種問題的方法最好是通過工作流來傳道，統(tǒng)一對文件、附件進行分類保存。

痛點5：負擔不起完備的文檔管理和工作流系統(tǒng)

你可能會想，“我們是一家小公司，那些工作流管理提供商報價太貴了不是我們這家小公司可以承擔的。”但是你是否考慮過使用錯誤的文檔管理和工作流系統(tǒng)會嚴重影響下游工作流中的業(yè)務(wù)質(zhì)量，最終導(dǎo)致公司成本的增加。

隨著技術(shù)的進步和對文檔管理的需求的增加，越來越多的公司正在提供負擔得起的選項。很多功能甚至是你一家公司量身定制的，因此供應(yīng)商也會根據(jù)你個人的需求來定價。