記得有一家國內知名的藥企，在2013年時整合了各個地區(qū)的集團分公司，包括原料藥、成藥、銷售公司都搬到一塊兒地兒進行集中生產辦公。按理說這是大好事，能集中精力專注產品質量，抓好各個研發(fā)、生產、銷售環(huán)節(jié)。但由于各個分公司協(xié)調不到位，就導致了工作流程環(huán)節(jié)脫序、扯皮的事件發(fā)生。因此，藥企的管理者就引進了一套工作流系統(tǒng)，希望能通過這個系統(tǒng)改進和優(yōu)化整個集團公司的工作流程，讓工作流程混亂的現(xiàn)象不再發(fā)生。想法雖好，但事與愿違。工作流系統(tǒng)讓部分管理者頭痛，審批處理環(huán)節(jié)丟失，導致生產、銷售環(huán)節(jié)出了部分的問題，以致于企業(yè)的發(fā)展緩慢，原本打算5年上市計劃也無法實現(xiàn)。
工作流是企業(yè)成敗的幕后推手？這個選擇疑問句并不能簡單的用“是”與“否”來回答，因為不同的企業(yè)、不同的軟件時刻都會成為這個問題的變量，左右著即將揭曉的答案。
有的管理軟件（這里以OA為例）對工作流并不是很重視，流程偏傳統(tǒng)，樣式刻板；有的甚至是寫死的，系統(tǒng)中存在什么樣的工作流你就得用什么樣的，完全沒有照顧到企業(yè)間的差異性。這類的OA管理軟件就顯得不是很友好，而它給企業(yè)日常工作帶來的麻煩還在遠不止這些。這是管理軟件自身的劣勢給出的答案：否。當然也有正面的回答，譬如微宏協(xié)同辦公管理系統(tǒng)就十分的專注工作流，各個環(huán)節(jié)的配置都由專人進行實施和維護，將建立強大的工作流引擎作為一項策略。而在目前看來，這個追求是正確的。
而對企業(yè)來說，這個答案是取決于它對工作流的重視程度以及后期的選型。我們知道，對癥下藥絕對是每個企業(yè)都該遵循的規(guī)律，而工作流作為管理過程中不能缺少的重要成分，沒有理由不被重視。企業(yè)要是能抓到這個痛點，想必不難回答上面提出的問題。
第一，工作在一定程度確保了所執(zhí)行活動的安全性。因為流程中的權限設置使得該項任務的執(zhí)行過程只能由已經設定的負責人參與，其他不相關的人并不能進入。
第二，領導隨時可以查看工作進度，加強管控。每一個處理過程都會在系統(tǒng)中留下痕跡，也會顯示不同的進度。領導正是通過這一絲絲的蛛絲馬跡來對公司整體情況進行把控。
第三，取代人工的傳遞方式，節(jié)約時間，提高工作效率。員工在完成自己負責的那一階段時，工作任務便通過預定的流程自動傳遞到下一位負責人那里去，既保證了正確性，又減少了不必要的時間的浪費。
第四，工作流也將企業(yè)的管理制度信息化，帶來企業(yè)效益。工作流以及OA系統(tǒng)本身為企業(yè)建立的是一整套的制度，從人事到財務再到具體的每項任務如何執(zhí)行，都是有其規(guī)則。作為領導者也能在企業(yè)內部發(fā)生變動時，輕輕松松的去更改這些設定好的內容以適應企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀。
第五、工作流系統(tǒng)的售后維護決定了企業(yè)能否與人事變動、業(yè)務流程、銷售流程、采購流程、生產流程等變動相適應，以保證整個系統(tǒng)的正常運行。及時高效的處理工作流系統(tǒng)中的環(huán)節(jié)問題，就可以保障系統(tǒng)的正常運行。也就不會讓管理層有所抱怨和無所適從。
總而之言，必須讓工作流系統(tǒng)能隨時保障企業(yè)的生產、銷售需求，工作流的好壞是由企業(yè)管理者決定的，充分維護和更新好工作流系統(tǒng)才能讓企業(yè)更好更順利的發(fā)展。
