如何搭建高效的業(yè)務(wù)流程
作者：alphaflow來源：flowyun.com訪問：111時(shí)間：2019-05-09
業(yè)務(wù)流程建模總是會變得越來越簡單，但流程建模并不是為了變得更簡單。一個制作起來簡單，但是不準(zhǔn)確或效率低下的流程，根本不會有任何幫助。反而會導(dǎo)致工作延期、無人處理或者重復(fù)處理，而這些都可以通過前期深思熟慮建造流程模型避免。使用正確的方法，可以創(chuàng)建既美觀又實(shí)用的流程。
頭腦風(fēng)暴 為流程建模
從流程建模的角度來講，頭腦風(fēng)暴有很大的優(yōu)勢。一個流程之外的人參與到頭腦風(fēng)暴中，可能會提供有用的觀點(diǎn)或者幫助簡化不必要的復(fù)雜流程。如果你是流程參與者之一，那么你作為審批者或者數(shù)據(jù)提供者的身份會影響你對整個流程的看法。如果一個人參與這個流程很多年了，他在看待流程如何流轉(zhuǎn)時(shí)會帶上很多歷史性的觀點(diǎn)。
通過把各種不同的聲音加入到流程建模過程中，你可以更加明確如何更好的設(shè)計(jì)整個流程。這些其他的聲音，可以幫助你發(fā)現(xiàn)很多流程中的不足，二者點(diǎn)可能是你靠自己的力量永遠(yuǎn)無法發(fā)現(xiàn)的。他們的建議，會為你的流程帶來很大的改善。
結(jié)合不同人的不同視角，你會更清晰的了解怎樣才能構(gòu)造出適合你的高效流程。
區(qū)分串聯(lián)任務(wù)和并行任務(wù)
當(dāng)你思考如何建造一個流程模型的時(shí)候，第一反應(yīng)往往是任務(wù)之間串聯(lián)發(fā)生。然而，同一時(shí)間是可以并行執(zhí)行兩個甚至多個任務(wù)，而不是一個任務(wù)完成之后才能開始下一個任務(wù)，這會使你的流程模型更加高效。
快速搭建流程
以員工入職為例，設(shè)備團(tuán)隊(duì)不需要等到IT團(tuán)隊(duì)給新員工分配email之后才為員工提供辦公設(shè)備，反之亦然。這兩個任務(wù)可以使用同一組員工信息并行進(jìn)行。
保持用戶界面的一致性
在工作流建模的過程中，你需要考慮每一步用戶可以看到的數(shù)據(jù)信息。通過輕流這樣的工具，你可以輕松配置每一步用戶可以看到的數(shù)據(jù)。高效的工作流程常常會有大量的數(shù)據(jù)字段，但是你肯定不想也不能用大量的數(shù)據(jù)字段來轟炸你的流程參與者，過多的字段會浪費(fèi)參與者大量的時(shí)間和精力。
在建立業(yè)務(wù)流程時(shí)，一個簡單精美的UI會讓流程更加清晰明確。一定要選用一款參與者能夠輕松找到正確數(shù)據(jù)并將流程運(yùn)行下去的工具。
明確定義角色
建立業(yè)務(wù)流程時(shí)，最常見的一個錯誤就是不清楚應(yīng)該在哪一步處理哪些任務(wù)。有些任務(wù)會堆積在一起處理，還有一些會被落下。作為業(yè)務(wù)流程的創(chuàng)建人，你需要確保流程所涉及的每個人都清楚知道自己需要做什么。你需要給每個任務(wù)定義職責(zé)和角色，以確保每個人在業(yè)務(wù)流程的每個階段都了解自己的角色。
這樣就可以避免反反復(fù)復(fù)的重復(fù)溝通，從而降低上業(yè)務(wù)流程的運(yùn)行效率。明確定義哪些角色有哪些職責(zé)可以很好的幫助你提高業(yè)務(wù)流程的效率。
測試業(yè)務(wù)流程
即使你已經(jīng)針對業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了有效的頭腦風(fēng)暴，并且確保流程中的每一個細(xì)節(jié)都已經(jīng)非常完美，但唯一能確保業(yè)務(wù)流程正確有效的方式一定是測試運(yùn)行你的業(yè)務(wù)流程。在開發(fā)好業(yè)務(wù)流程之后，要盡你所能的測試它。這可以讓你知道你的業(yè)務(wù)流程在哪些部分運(yùn)行良好，哪些部分運(yùn)行不夠好或者有延期。
這種測試可以讓你了解業(yè)務(wù)流程中存在的任何問題，就像是測試一小段代碼一樣。當(dāng)你進(jìn)行了充足的測試之后，就可以把你創(chuàng)建的業(yè)務(wù)流程運(yùn)行到實(shí)際的環(huán)境中，很快你就會知道它是否符合你的預(yù)期。
業(yè)務(wù)流程的搭建永不停止
在業(yè)務(wù)流程正是運(yùn)行之后，你需要定期的檢查它，確保流程依然以最佳的狀態(tài)運(yùn)行，并且找到可以改進(jìn)的部分。收集并分析流程運(yùn)行中積累的數(shù)據(jù)，分析是否可以流程中的某些部分來提高流程運(yùn)轉(zhuǎn)的整體效率。以后，你可以在已有業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上進(jìn)行升級，而不是重新建一個業(yè)務(wù)流程。
