BPM實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化
作者：alphaflow來源：flowyun.com訪問：144時(shí)間：2019-05-09
財(cái)務(wù)流程可以說是企業(yè)最為復(fù)雜和混亂的板塊，許多企業(yè)在面對(duì)各式各樣的表單和數(shù)據(jù)時(shí)，往往無法難以下手。如何利用流程進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)范化管理，是進(jìn)行成本控制和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)非常重要的部分。
傳統(tǒng)財(cái)務(wù)信息化的困境
通常即使是非常有經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)人員，面對(duì)各式各樣、信息量龐大的數(shù)據(jù)，依然會(huì)感到頭痛。并且要對(duì)日常所有的開支、流水進(jìn)行嚴(yán)格的把控，更是難上加難。數(shù)據(jù)一旦出現(xiàn)紕漏，要再進(jìn)行補(bǔ)救，就會(huì)耗費(fèi)成倍的時(shí)間和精力。到了結(jié)算日，或者年終，表單、證明、單據(jù)等各類數(shù)據(jù)紛沓而至，常常會(huì)造成慌亂的局面。有時(shí)當(dāng)發(fā)現(xiàn)支出和票據(jù)對(duì)不上時(shí)，財(cái)務(wù)人員才會(huì)發(fā)現(xiàn)企業(yè)流水?dāng)?shù)據(jù)難以追溯，這成為財(cái)務(wù)部門的最大痛點(diǎn)。
雖然有許多財(cái)務(wù)軟件的幫助，但是這類電子信息依舊無法準(zhǔn)確表明出處。更別說能夠通過它們來追溯項(xiàng)目、監(jiān)督項(xiàng)目。當(dāng)BPM與財(cái)務(wù)軟件結(jié)合，大大增強(qiáng)了財(cái)務(wù)人員在流程上對(duì)資金的把控。但是，這依舊避免不了財(cái)務(wù)核算、繁復(fù)錄入過程中人為的誤操作。
傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)一般都包含兩個(gè)關(guān)鍵板塊：記錄和報(bào)告。然而這些記錄和報(bào)告，隨著公司業(yè)務(wù)的變化和增長(zhǎng)，很可能已有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)不能夠滿足需求。所以往往是需要高管進(jìn)行手動(dòng)記錄和勘誤，存檔于電子版Excel中。當(dāng)在緊迫的時(shí)間壓力下，更容易產(chǎn)生額外的失誤。
財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化
財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化是指利用自動(dòng)化的技術(shù)以最少的人工干預(yù)處理與財(cái)務(wù)相關(guān)的業(yè)務(wù)流程任務(wù)。給予邏輯的決策和批準(zhǔn)，可以有財(cái)務(wù)自動(dòng)化接管。計(jì)算和分類賬目的維護(hù)，可以交給這種自動(dòng)化“軟件在機(jī)器人”。
一方面，財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化可以提升效率。財(cái)務(wù)自動(dòng)化可以讓財(cái)務(wù)部門的管理人員，甚至是老板，從雜亂的數(shù)據(jù)整理和重復(fù)勞動(dòng)中解脫出來，去做更多需要經(jīng)驗(yàn)的戰(zhàn)略決策上。另一方面，財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化也提升了準(zhǔn)確性。非極端情況下，軟件機(jī)器人不會(huì)出現(xiàn)計(jì)算的錯(cuò)誤。然而對(duì)于任何有經(jīng)驗(yàn)的財(cái)務(wù)人員，可能每個(gè)月都會(huì)有一些小的偏差。然而如果所有的人員都有一些小的偏差，那么出錯(cuò)的可能就會(huì)以指數(shù)級(jí)增長(zhǎng)。到了年底，基本不可能保障無差錯(cuò)。
自動(dòng)化在財(cái)務(wù)當(dāng)中的應(yīng)用
財(cái)務(wù)自動(dòng)化并不是意味著用“軟件機(jī)器人”來代替專業(yè)的會(huì)計(jì)或者財(cái)務(wù)人員?？梢哉f這種財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化并沒有威脅到財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)在企業(yè)中的必要性。而是讓財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)以及企業(yè)的財(cái)務(wù)流程更加健壯。
財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化很多程度上是輔助企業(yè)管理者進(jìn)行決策和相應(yīng)的操作，并不能完全代替人的行為。但是由于這種方式極大的提升了效率和準(zhǔn)確性，可以讓相關(guān)人員做更多的關(guān)于財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、準(zhǔn)確性分析等更有價(jià)值的事情。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)和信息化的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化的重要性也會(huì)在企業(yè)中越來越有所體現(xiàn)。
同時(shí)，這些非“手工化”的數(shù)據(jù)，在審計(jì)和擔(dān)保的過程中，也有較完整的決策 數(shù)據(jù)，增加銀行對(duì)企業(yè)的信任程度。而對(duì)于一些“交易環(huán)節(jié)”依賴較強(qiáng)的財(cái)務(wù)流程，涉及到金融行業(yè)的數(shù)據(jù)自動(dòng)化、智能化管理顯得更加尤為重要。
哪些流程易于實(shí)施財(cái)務(wù)自動(dòng)化？
1.預(yù)算批準(zhǔn)
紙質(zhì)單據(jù)的批轉(zhuǎn)往往沒有數(shù)據(jù)的參考，即便需要數(shù)據(jù)的參考，也需要人為的“內(nèi)參報(bào)告”。否則，簽署紙質(zhì)單據(jù)的負(fù)責(zé)人，也只是根據(jù)腦海里的對(duì)以前數(shù)據(jù)的評(píng)估和記憶進(jìn)行審批和確認(rèn)。而且研究表明，等待內(nèi)部信息傳遞，基本上消耗了所有工作時(shí)間的15%以上。
這里的財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化意味著通過既定的規(guī)則和參數(shù)，可以自動(dòng)做相應(yīng)的決策，預(yù)算審批自動(dòng)按照金額范圍路由到相應(yīng)的人員處理，無需處理的則會(huì)自動(dòng)計(jì)算并提交。
2.采購(gòu)訂單
采購(gòu)訂單的緩環(huán)節(jié)也一樣適用與財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化，業(yè)務(wù)用戶可以任意設(shè)置流程中某個(gè)節(jié)點(diǎn)觸發(fā)財(cái)務(wù)流程，并且生成財(cái)務(wù)記錄。無論是企業(yè)采用先付款、到貨付款、分期付款等等，都可以通過提前預(yù)置流程進(jìn)行財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化。同時(shí)整個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的訂單也可以隨時(shí)監(jiān)控和查閱。
所有的數(shù)據(jù)都是動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的。通過數(shù)據(jù)可視化報(bào)表，可以及時(shí)跟蹤、監(jiān)控、分析業(yè)務(wù)成本及收入。
3.資本開支
資本開支是指企業(yè)購(gòu)置固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)的支出以及與之相關(guān)的貸款利息支出，基本涵蓋了企業(yè)內(nèi)部為了提升企業(yè)自身的全部指出。無形資產(chǎn)的技術(shù)領(lǐng)先，固定資產(chǎn)的足額匹配，對(duì)于一家企業(yè)都至關(guān)重要。
如果沒有很好的清算和盤點(diǎn)，并且在整個(gè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生很多“時(shí)間差”，也許會(huì)帶來更大的成本消耗。所以可以通過業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化來優(yōu)化處理速度。
4.發(fā)票處理
每一個(gè)辦公室白領(lǐng)，可能都經(jīng)歷過“貼發(fā)票”。不僅帶來很大的紙質(zhì)浪費(fèi)，而且需要與財(cái)務(wù)溝通合規(guī)性。有時(shí)候讓領(lǐng)導(dǎo)簽字后財(cái)務(wù)說不符合規(guī)范，又要重頭再來?？此剖窃黾恿藛T工的工作量，但實(shí)際上是增加了企業(yè)的成本，讓員工浪費(fèi)時(shí)間在做無用功或重復(fù)勞動(dòng)。所以通過業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化可以降低重復(fù)勞動(dòng)，減少浪費(fèi)。
結(jié)語
BPM實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程自動(dòng)化可以大幅度降低企業(yè)成本。無論是采購(gòu)管理、訂單管理、發(fā)票處理、出差報(bào)銷、固定資產(chǎn)管理、預(yù)算審批等等，這些流程都能通過BPM業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化的方式進(jìn)行設(shè)計(jì)和優(yōu)化。這種科學(xué)地管理模式，不僅降低了企業(yè)成本，還避免了許多因?yàn)槿藶橐蛩囟a(chǎn)生的稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保證了財(cái)務(wù)準(zhǔn)確性和及時(shí)性。
