工作流技術(shù)在協(xié)同OA辦公系統(tǒng)中的實現(xiàn)
作者：alphaflow來源：flowyun.com訪問：210時間：2019-05-08
協(xié)同OA辦公系統(tǒng)是一套兼具企業(yè)信息門戶、知識管理、工作流管理、人力資源管理、客戶與合作伙伴管理、項目管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理功能的協(xié)同商務(wù)平臺，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)是一個數(shù)字化的企業(yè)應(yīng)用環(huán)境，真正讓公司所有的信息都在一個平臺上管理，解決信息孤島問題。協(xié)同辦公系統(tǒng)本身具有的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，為企業(yè)打通所有的信息節(jié)點，讓企業(yè)管理者輕松穿梭在客戶、員工、文檔等所有的信息節(jié)點上，因為協(xié)同辦公系統(tǒng)為您提供了一張信息網(wǎng)，只要您找到這張信息網(wǎng)中的某個節(jié)點，您就可以輕松的以這個節(jié)點為中心把企業(yè)的整個信息網(wǎng)都提取出來。
同時，協(xié)同OA辦公系統(tǒng)可以與后臺的ERP軟件集成在一起，將所有利益相關(guān)者、企業(yè)部門、不同應(yīng)用系統(tǒng)的信息整合到統(tǒng)一的渠道，并提供統(tǒng)一的界面給用戶操作和提取信息，從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)處理和信息獲取與共享的一體化，達(dá)到內(nèi)部協(xié)同和外部協(xié)同，為每一個用戶提供一個完全的個性化門戶，用戶在這個個性化的門戶中管理日常的所有事務(wù)。
工作流管理簡介
由于工作流預(yù)先定義的特性，已設(shè)定的請求可以很容易的遵守相應(yīng)的規(guī)則和實際操作情況。企業(yè)可以確信所有的請求都是根據(jù)規(guī)則和手續(xù)來輸入和批準(zhǔn)的，從而保證企業(yè)運(yùn)作的規(guī)范化和透明化。
工作流管理系統(tǒng)可提供強(qiáng)大的自定義功能，支持企業(yè)復(fù)雜的工作流設(shè)置。企業(yè)可對工作流的組成因素包括流程完成需要的階段、每個階段的負(fù)責(zé)人、流轉(zhuǎn)條件，直至相對底層的表單和字段進(jìn)行自定義，使得工作流的定義完全與企業(yè)的政策和實際運(yùn)營相符合，而不必進(jìn)行復(fù)雜的二次開發(fā)。
工作流管理系統(tǒng)同時也提供了可定制的瀏覽和報告的功能，用戶可以對工作流的關(guān)鍵信息進(jìn)行任意的定義以獲得特定的報表。工作流管理系統(tǒng)的特性可以使用戶獲得非常靈活和豐富的統(tǒng)計報告以對相關(guān)的決策作出支持。
工作流管理實現(xiàn)基本功能
1.定義任意形式的工作流程
工作流管理系統(tǒng)強(qiáng)大的自定義功能可以滿足企業(yè)對復(fù)雜工作流程的定義，包括文檔流程和表單流程,工作流管理系統(tǒng)與HRM結(jié)合對于人員在組織結(jié)構(gòu)中的地位和角色將是工作流設(shè)計的基礎(chǔ)。
2.工作流執(zhí)行
可設(shè)定的對工作流的執(zhí)行包括提交、批準(zhǔn)、退回、拒絕、代理、重新打開、歸檔等，工作流管理系統(tǒng)會根據(jù)路由的判定條件和當(dāng)前節(jié)點的執(zhí)行操作設(shè)置工作流的下一目標(biāo)節(jié)點。
3.固定流程和自由流程的結(jié)合
原則上是固定流程，應(yīng)該一步步走下去，但是在某個節(jié)點，加入一個自由流程審批人可以選定下一步的審批人，然后再按照預(yù)定的流程走下去。
如：申請者-部門經(jīng)理-出納-財務(wù)經(jīng)理，對于大一點的公司，有多個出納，哪個出納在崗，就讓哪個出納審，那么就可以把出納那步設(shè)成自由流程，當(dāng)部門經(jīng)理審批完后，會自動列出所有的出納，部門經(jīng)理選擇其中的一個出納然后提交。
4.表單數(shù)據(jù)自動生成
表單的有些數(shù)據(jù)，不希望由人工輸入獲得，工作流管理系統(tǒng)可以根據(jù)被計算字段、原始數(shù)據(jù)和計算方法自動得出目標(biāo)字段數(shù)據(jù)，并可以此作為下一路由選擇的判斷條件。
5.跟蹤和回溯
工作流管理系統(tǒng)將保留工作流流轉(zhuǎn)過程中的所有信息以供查詢。對于文檔型的審批，可以保持痕跡。這樣審批人能夠一目了然知道原稿和審批稿的區(qū)別。
6.監(jiān)控和管理
對于某個模板產(chǎn)生的單據(jù)，可以設(shè)定監(jiān)督人和管理人，這樣既使他沒有審批權(quán)，也可以看到該單據(jù)，同時發(fā)送催辦信息。當(dāng)某個單據(jù)因為某種原因需要臨時更改流程時，監(jiān)督和管理人可以修改流程，以避免單據(jù)的積壓提高工作效率。
7.自動提醒
對于請求的不同狀況，例如新的請求到達(dá)、待處理請求、超時未處理請求、客戶聯(lián)系計劃、請求遞交被處理狀況等，系統(tǒng)都設(shè)定了多種提醒功能以確保請求的處理不致延誤。
8.流程自動激活
工作流管理系統(tǒng)的一個強(qiáng)大之處就是在于它可以讓系統(tǒng)在運(yùn)作的過程中自動觸發(fā)請求，并且還可以根據(jù)前一個請求的實際狀況對下一個觸發(fā)的請求進(jìn)行智能選擇。
9.自動更新數(shù)據(jù)庫
工作流管理系統(tǒng)在信息流轉(zhuǎn)的過程中，會自動更新系統(tǒng)原有的相關(guān)數(shù)據(jù)庫，這是工作流管理系統(tǒng)另一個重要的特性體現(xiàn)，通過數(shù)據(jù)自動更新，避免了二次手工錄入帶來的工作效率低下和失誤的情況，真正實現(xiàn)企業(yè)管理和運(yùn)營的電子化。
10.分支選擇流
根據(jù)上一步的選擇，選擇不同的分支進(jìn)行流程執(zhí)行。如：如果上一步是總經(jīng)理審批的，會選擇一個分支進(jìn)行流轉(zhuǎn)。如上一步是副總審批的選擇另外一個分支進(jìn)行流轉(zhuǎn)。
11.條件流轉(zhuǎn)
以請款單為例：金額小于3000元，審批流程是：普通員工-部門經(jīng)理。如果金額大于3000元的審批流程是：普通員工-部門經(jīng)理-總經(jīng)理，那么在流程定義的時候，需要根據(jù)單據(jù)的填寫值進(jìn)行判斷，系統(tǒng)自動選擇流程。
12.傳閱、歸檔等的并發(fā)流
如有一個流程：申請者-副總經(jīng)理的一張單子，申請者需要提交副總審批的一張單子，不需要部門經(jīng)理審批，但是需要讓部門經(jīng)理知曉，稱為傳閱的并發(fā)流。同理有歸檔或者其它的并發(fā)流。這種并發(fā)流的特點是一個流程的執(zhí)行過程中，會產(chǎn)生另外的的流程，互不影響。
13.流程門戶定義
通過與企業(yè)信息門戶的結(jié)合，工作流管理系統(tǒng)實現(xiàn)流程定義的門戶化，根據(jù)不同的信息門戶設(shè)定不同的流程。
總結(jié)
工作流技術(shù)的出現(xiàn)和迅速發(fā)展為企業(yè)先進(jìn)制造戰(zhàn)略的實施提供了重要的技術(shù)支持。本文提出了分布式工作流建模工具的設(shè)計框架，以SOA設(shè)計模式，通過三層結(jié)構(gòu)的方式很好的實現(xiàn)了工作流建模工具、邏輯、數(shù)據(jù)、視圖的分離，使得系統(tǒng)在可擴(kuò)展性、可靠性與實用性方面都大大提高。以此為原型開發(fā)的工作流管理系統(tǒng)很好的配合了工作流引擎的設(shè)計，在實際中的初步應(yīng)用表明該系統(tǒng)通過分析企業(yè)不同類的經(jīng)營過程，采用有向圖的方法對現(xiàn)實的企業(yè)活動進(jìn)行形式化描述，并嚴(yán)格定義組成有向圖的各類元素的行為特征，從而明確建立企業(yè)經(jīng)營過程到工作流模型的映射機(jī)制，使其與企業(yè)現(xiàn)有應(yīng)用結(jié)合形成一個完整的過程體系。
