大學(xué)高校如何使用工作流自動(dòng)化來(lái)降低成本
作者：alphaflow來(lái)源：m.zqrtjx.com.cn訪問(wèn)：296時(shí)間：2020-04-23
高等教育機(jī)構(gòu)通常也是建立在工作流程之上的。往往機(jī)構(gòu)越大，為了使事情繼續(xù)有效運(yùn)行，就需要遵循更多的流程。但是，對(duì)于許多人來(lái)說(shuō)，如何有效地管理這些工作流程依舊是問(wèn)題的核心。
紙質(zhì)表格、電子郵件和電子表格（實(shí)際上是任何非自動(dòng)化的內(nèi)容）都可能導(dǎo)致重要事件（例如入學(xué)，財(cái)務(wù)援助，教師需求，學(xué)生時(shí)間安排等）有所放慢和延遲。
許多學(xué)院和大學(xué)經(jīng)常感到壓力，要求不斷提高自身作學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)的水平，因此簡(jiǎn)化工作流程成為主要目標(biāo)。然而，這些流程的管理可能既困難又耗時(shí)，并且錯(cuò)誤的代價(jià)高昂。值得慶幸的是，工作流自動(dòng)化（包括企業(yè)，醫(yī)療保健及其他行業(yè)在內(nèi)的各個(gè)行業(yè)都已采用）也可以幫助高等教育克服這些挑戰(zhàn)。
大學(xué)高等教育中手動(dòng)工作流程的挑戰(zhàn)
像任何機(jī)構(gòu)一樣，大學(xué)在內(nèi)部和外部都依靠個(gè)人和部門(mén)之間的互動(dòng)來(lái)運(yùn)作， 但是，大學(xué)和學(xué)院面臨許多其他組織所沒(méi)有的挑戰(zhàn)。其中包括學(xué)生入學(xué)率以及諸如其他財(cái)務(wù)援助（外部）等復(fù)雜財(cái)務(wù)問(wèn)題。此外，一些最大的挑戰(zhàn)可能涉及以下流程：
?注冊(cè)，招生部門(mén)的協(xié)調(diào)
?研究與項(xiàng)目收購(gòu)
?員工發(fā)展與培訓(xùn)
?促進(jìn)校友關(guān)系和社區(qū)關(guān)系的活動(dòng)和捐贈(zèng)
?職業(yè)咨詢和建議，國(guó)際和殘障學(xué)生支持
?學(xué)生資助、助學(xué)金、員工財(cái)務(wù)
?學(xué)生和員工的安全
這些流程尤其會(huì)給管理者帶來(lái)沉重的工作量，其中許多人將花費(fèi)他們的時(shí)間來(lái)處理表單，發(fā)送電子郵件或打電話。
這可能會(huì)導(dǎo)致許多重復(fù)性任務(wù)，也使管理員容易遭受人為錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)。這里的表單丟失，那里的通知丟失可能堆積起來(lái)，從而導(dǎo)致嚴(yán)重的延遲。由此可見(jiàn)，即使是簡(jiǎn)單的自動(dòng)化工作流程也能使管理員受益良多。
自動(dòng)提交表單以進(jìn)行批準(zhǔn)和通知而無(wú)需管理員發(fā)送一封電子郵件就可以為員工節(jié)省一天的寶貴時(shí)間。自動(dòng)化可以消除或減少高等教育中一些最大的浪費(fèi)，包括投入過(guò)剩（在一個(gè)項(xiàng)目上發(fā)送太多表格或花費(fèi)太多時(shí)間），等待和重復(fù)工作。它還可以幫助將教授的時(shí)間重新分配給管理任務(wù)，使他們可以專注于教學(xué)。
即使每天節(jié)省幾分鐘，隨著時(shí)間的推移工作流自動(dòng)化也可以節(jié)省大量的資金。由于許多大學(xué)都在努力削減成本，因此自動(dòng)化可以成為許多機(jī)構(gòu)的主要利器。
但是，工作流自動(dòng)化的關(guān)鍵是要知道哪些學(xué)術(shù)或行政工作流將從中受益最大，并找到合適的工具來(lái)完成需要完成的任務(wù)。
那么大學(xué)可以自動(dòng)執(zhí)行哪些工作流程？對(duì)于管理者來(lái)說(shuō)，這可以包括需要提交審批的任何表格，包括：
?教師旅行要求
?財(cái)政援助要求
?撥款提案流程
?實(shí)習(xí)申請(qǐng)
?付款要求
?教職員工入職
?會(huì)議、學(xué)術(shù)筆錄要求
?入學(xué)申請(qǐng)
?獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)
對(duì)于教授和其他教學(xué)人員，這可能包括以下內(nèi)容：
?預(yù)算申請(qǐng)批準(zhǔn)
?學(xué)生安排
?出勤記錄
?旅行或出差要求
?同行或?qū)W生評(píng)價(jià)
?課程批準(zhǔn)
?工資表
?教學(xué)內(nèi)容審批
?獎(jiǎng)學(xué)金獎(jiǎng)勵(lì)審批
這些流程中的許多流程都需要提交給多個(gè)部門(mén)批準(zhǔn)，例如模擬廈門(mén)大學(xué)國(guó)際學(xué)生獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)，它可能需要通過(guò)學(xué)院財(cái)務(wù)部門(mén)及學(xué)院的學(xué)術(shù)考核。如下圖：
（獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)表設(shè)計(jì)）
（獎(jiǎng)學(xué)金申請(qǐng)流程模擬測(cè)試）
自動(dòng)化不必手動(dòng)篩選紙質(zhì)表格，這樣可以騰出時(shí)間和資源，讓教職員工專注于更重要的事情。畢竟，經(jīng)營(yíng)學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)行政工作不是唯一的內(nèi)容。
評(píng)估大學(xué)高校的工作流程需求
那么我們?nèi)绾沃朗欠裥枰獮閷W(xué)院或大學(xué)實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化，或者應(yīng)該自動(dòng)化哪些工作流程？
首先要開(kāi)始的是基本的工作流程評(píng)估
步驟1：查看工作流程的當(dāng)前狀態(tài)
如果我們從未仔細(xì)觀察過(guò)流程，可能很難知道流程中是否存在瓶頸。您可能已經(jīng)掌握了完成哪些流程所需的時(shí)間最長(zhǎng)，或者某些工作人員在當(dāng)前工作流程上存在問(wèn)題的地方。但是，您可能仍然能在基本的工作流程評(píng)估中找到低效的環(huán)節(jié)。通過(guò)列出主要流程及其理想結(jié)果的列表，我們可以此來(lái)衡量當(dāng)前流程是否符合預(yù)期。
步驟2：監(jiān)控當(dāng)前流程的效率低下和觀察理想結(jié)果
查看流程的綜合效率，例如：?jiǎn)T工在搜索信息，重新格式化文檔和復(fù)制信息等執(zhí)行上的時(shí)間；當(dāng)前工作流程的投訴或合規(guī)性問(wèn)題的多少；員工對(duì)當(dāng)前工作流程的工作滿意度等等
我們可能希望發(fā)送員工調(diào)查或讓教師提交報(bào)告，以確保記錄成功的指標(biāo)，并且盡可能地獲取實(shí)時(shí)分析。
步驟3：創(chuàng)建自動(dòng)化路線圖
下一步是繪制工作流程（我們建議使用泳道圖）并創(chuàng)建工作流程路線圖。該路線圖將代表每個(gè)工作流程，并直觀地顯示它們?nèi)绾蜗嗷ビ绊?，流程中涉及哪些部門(mén)或角色以及應(yīng)如何實(shí)施不同的流程。這包括給定一個(gè)流程的每個(gè)步驟以及完成整個(gè)工作流程所需的時(shí)間。
（自動(dòng)生成的流程圖，模擬實(shí)測(cè)）
盡管對(duì)于某些人來(lái)說(shuō)，這可能是規(guī)劃流程自動(dòng)化中最困難的部分，但這也是最有益的。一旦有了工作流路線圖，自動(dòng)化就很容易了。
結(jié)論
高校工作流自動(dòng)化的目標(biāo)是盡可能消除人為錯(cuò)誤，并削減成本。如果教職人員將較少的時(shí)間花在乏味的、重復(fù)的行政事情上，而將更多的時(shí)間用于學(xué)術(shù)，自然是一種管理成功了。
