10種方法幫你改進(jìn)日常工作流程
作者：alphaflow來(lái)源：flowyun.com訪(fǎng)問(wèn)：302時(shí)間：2019-11-14
企業(yè)和團(tuán)隊(duì)每天都面臨著許多計(jì)劃、任務(wù)，以及挑戰(zhàn)。但心理學(xué)家發(fā)現(xiàn)，并不是越來(lái)越多的工作訓(xùn)練會(huì)提升我們的熟練度，不同種類(lèi)繁多的工作反而會(huì)降低我們工作的專(zhuān)注度，減低效率。
以下是一些可以改進(jìn)日常工作流程的方法，能幫助我們更好地提高工作效率，提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作的能力：
一、停止多任務(wù)處理
同時(shí)處理多個(gè)復(fù)雜任務(wù)會(huì)嚴(yán)重阻礙日常工作流程。你的大腦會(huì)因?yàn)樵谌蝿?wù)之間來(lái)回切換而變得超負(fù)荷，這會(huì)降低所有事情的效率。相反，一次只專(zhuān)注于一項(xiàng)任務(wù)，不要讓其他任務(wù)分散你的注意力。
二、先戰(zhàn)勝困難的任務(wù)
根據(jù)最后期限和困難程度確定任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。如果你能先戰(zhàn)勝最困難的任務(wù)，你就能輕松地完成剩下的任務(wù)，也有助于你管理自己的時(shí)間。
三、看眾溝通的價(jià)值
溝通對(duì)工作所的生產(chǎn)的幫助至關(guān)重要。如果你的團(tuán)隊(duì)成員不理解目標(biāo)和任務(wù)，他們就不能正確地完成它們。善于利用優(yōu)秀的溝通工具，如日歷，以保持每個(gè)人的信息與團(tuán)隊(duì)一致；文件分享工具確保團(tuán)隊(duì)成員有足夠的資源可使用與學(xué)習(xí)。
四、使用協(xié)作工具
研究表明，電子郵件或者即時(shí)通信作為一種協(xié)作工具并不像以前那樣有效。事實(shí)上，員工每五分鐘就被它們打斷一次，從而降低了工作效率。這很難成立立即可以做出決定的溝通渠道。越來(lái)越多的企業(yè)選擇通過(guò)使用基于云的協(xié)作工具，這樣團(tuán)隊(duì)可以避免在電子郵件和即時(shí)通訊的消息彈框中迷失。
例如，工作流管理器允許您創(chuàng)建詳細(xì)的任務(wù)并分配所有權(quán)。直觀(guān)的工作流平臺(tái)使您能夠根據(jù)多個(gè)潛在選項(xiàng)觸發(fā)任務(wù)。您還可以通過(guò)通知跟蹤工作完成情況，并管理團(tuán)隊(duì)成員所具備的權(quán)限。
五、保持透明
如果你有改變的想法，就說(shuō)出來(lái)。同樣的，你的團(tuán)隊(duì)成員也一樣。如果他們有什么顧慮或者有太多事情要做，他們不應(yīng)該害怕告訴你。如果你或你的成員害怕談?wù)撟约旱南敕?，這會(huì)是團(tuán)隊(duì)凝聚力渙散。因此，團(tuán)隊(duì)之間最好保持透明，讓各種想法和意見(jiàn)可以相互交換，這是創(chuàng)造力的來(lái)源。
六、養(yǎng)成整理的習(xí)慣
每天花10分鐘整理一堆文件，整理一下你的辦公桌。重寫(xiě)并更新任務(wù)列表。刪除已解決的電子郵件。這從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，花一小部分時(shí)間可以消除混亂，也將改善您的工作流程。
七、休息一下
研究表明，定期休息可以改善你的工作流程以及你專(zhuān)注于長(zhǎng)時(shí)間工作的能力。喝杯咖啡或者吃點(diǎn)快餐來(lái)提神。每隔幾個(gè)小時(shí)散步20分鐘或伸展身體，這都是在為自己充電。
八、宣告自己的一個(gè)目標(biāo)
這一概念由Atlassian公司首創(chuàng)。它們?cè)试S員工在24小時(shí)內(nèi)完成他們想要的任何項(xiàng)目。像這樣鼓舞人心的創(chuàng)造力會(huì)激勵(lì)員工，因?yàn)樗麄兛梢宰鲆恍┧麄儫釔?ài)的事情。24小時(shí)過(guò)后，員工們回到工作崗位上，會(huì)感到既有成就感又快樂(lè)。
九、提高員工士氣
提供員工士氣最有效的方法是一起慶祝節(jié)日、員工生日和公司業(yè)績(jī)。記錄這些日期，這樣你和你的團(tuán)隊(duì)就永遠(yuǎn)不會(huì)忘記即將到來(lái)的場(chǎng)合。
十、工作與休息分離
一些員工喜歡把工作帶回家，因?yàn)樗麄冋J(rèn)為晚上做額外的工作會(huì)改善日常工作流程。不過(guò)，這不是真的。相反，員工的家庭生活將受到影響，缺乏休息將導(dǎo)致工作日內(nèi)會(huì)分心和疲憊。
結(jié)語(yǔ)
停止你正在做的事情并重新調(diào)整完成任務(wù)的計(jì)劃需要時(shí)間，但是一旦你提醒自己必須遵照原來(lái)的目標(biāo)行進(jìn)，你將更加有效并改進(jìn)你的日常工作流程。
