我們所做的大多數(shù)工作是臨散的，都在一段時(shí)間內(nèi)逐步完成階段性的步驟。我們?cè)诠ぷ鞯倪^程中從不同的來源接收信息和數(shù)據(jù)，希望這些信息是正確的、及時(shí)的、可理解的和可用的。沒有“好數(shù)據(jù)”，我們可能完成工作，但這工作的結(jié)果可能是錯(cuò)誤的或者是次優(yōu)的。

信息的來源

我們工作的質(zhì)量與我們收到信息的準(zhǔn)確性和時(shí)間上的質(zhì)量高度相關(guān)。對(duì)更好、更及時(shí)、更可用的數(shù)據(jù)的訪問通常會(huì)造就更好的結(jié)果。而且通常會(huì)提高我們的工作效率。隨著時(shí)間的推移，我們對(duì)信息的訪問已經(jīng)從基本的紙質(zhì)文件，到數(shù)字文件，再到現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)和人工智能。人類獲取信息的能力有了很大的改進(jìn)。但其中一些信息仍然被延遲，或者僅僅因?yàn)榈乩砦恢玫南拗贫蝗菀撰@得，云正好解決了這個(gè)障礙。

云，完美的促進(jìn)者

由于缺乏即時(shí)信息，銷售專業(yè)人員、質(zhì)量保證人員或技術(shù)人員的工作容易受到阻礙。在過去，無論是訪問文件、找到正確的文件，還是經(jīng)歷長時(shí)間下載文件對(duì)上述工作人員來說，都是異常煎熬的事。

得益于互聯(lián)網(wǎng)的普遍性和連接速度的高速提升，云應(yīng)用的使用現(xiàn)在可以克服這些障礙了。實(shí)時(shí)信息不僅成為現(xiàn)實(shí)，而且是一種工作模式的展望。這也意味著不再有物理障礙：現(xiàn)在所有人可以隨時(shí)隨地訪問知識(shí)庫，對(duì)企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)加以更好地利用。例如，在現(xiàn)場或生產(chǎn)車間填寫表格或查看圖紙和文檔不再需要返回辦公室查詢，同時(shí)實(shí)時(shí)應(yīng)用加上移動(dòng)終端的普及允許車間使用實(shí)時(shí)圖像、音頻甚至虛擬演示來與管理層進(jìn)行實(shí)時(shí)對(duì)話。

實(shí)時(shí)工作流

云現(xiàn)在允許許多日常工作流的參與者實(shí)時(shí)共享信息、協(xié)作和批準(zhǔn)或修改，而不是移動(dòng)表單、召開會(huì)議或?qū)?shù)據(jù)輸入到遺留的舊系統(tǒng)中進(jìn)行處理。在會(huì)談、溝通中使用視頻、音頻和靜態(tài)圖片可以增加各方的相互理解，推進(jìn)合作的結(jié)果。因?yàn)樵茻o處不在，我們獲得了實(shí)時(shí)交互的能力，無論是跨位置交互，還是跨時(shí)間互，這讓我們的工作可以充分利用碎片化時(shí)間合理分配與使用。

云安全

使用基于云的工作流最大的一個(gè)反對(duì)聲音是，許多企業(yè)擔(dān)心它存在安全漏洞。其實(shí)，企業(yè)中的大多數(shù)惡意行為都發(fā)生在公司內(nèi)部，改進(jìn)信息分發(fā)和協(xié)作的好處遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。

另一方面，使用基于云的工作流解決方案增加了按用戶角色、位置和項(xiàng)目管理訪問控制的能力。在許多安全入侵工作開始之前云服務(wù)基于安全的考量就已經(jīng)放在其構(gòu)建當(dāng)中。

基于消費(fèi)者的云系統(tǒng)

不幸的是，一些工作流應(yīng)用程序正在使用基于消費(fèi)者的云系統(tǒng)來存儲(chǔ)他們的文檔和圖紙，因?yàn)樗鼈兂杀据^低或沒有成本。但是對(duì)于工作流解決方案來說，確保正確的版本是明確可用的，并且后面的版本是受限制的，這不僅是必要的，而且是必須的。使用錯(cuò)誤版本的文件或圖紙往往會(huì)增加成本?；谙M(fèi)者的系統(tǒng)只提供基本的訪問控制和版本控制的云系統(tǒng)就存在這樣的問題。尤其是對(duì)于繪圖管理，在需要進(jìn)行次要版本控制、主要版本控制、標(biāo)記和紅線批注、實(shí)時(shí)協(xié)作和查看本機(jī)CAD文件的情況下，只有基于商業(yè)的系統(tǒng)才能足夠企業(yè)的需求。

云計(jì)算中以文檔為中心的商業(yè)工作流系統(tǒng)是提高信息分發(fā)、協(xié)作、準(zhǔn)確性甚至安全性的一個(gè)很好的方法。獲取實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)（包括視頻和音頻）可以提高決策的速度和結(jié)果，而決策所使用的數(shù)據(jù)集是在企業(yè)使用中得到維護(hù)的。加上改進(jìn)的安全性和生產(chǎn)力，這種結(jié)合加快了業(yè)務(wù)流動(dòng)的速度。對(duì)于擁有基于現(xiàn)有內(nèi)部部署解決方案的遺留系統(tǒng)的企業(yè)來說，是時(shí)候制定一個(gè)計(jì)劃，慢慢地逐步采用基于云的工作流系統(tǒng)，可以采用混合云的方式，來確保企業(yè)數(shù)據(jù)的安全和最大范圍的可用性。