信息傳遞與項目工作流集成
作者：alphaflow來源：alphaflow.cn訪問：427時間：2019-08-15
許多出色的企業(yè)多年來一直在使用工作流進行信息傳遞。這個過程包括收集多個文檔（一些是合同文檔，一些是操作文檔，一些是信息文檔），并附上一個摘要以創(chuàng)建一個可交付的表單。這個表單，可以通過平臺、郵件或即時通訊發(fā)送。
如今越來越多的制造業(yè)、物流業(yè)也開始大量采用工作流的方式來進行生產(chǎn)、傳輸?shù)墓芾怼Ｔ诋a(chǎn)品的流通中，這些工作流表單通常包括包含的所有物品的描述和清單、文件的版本和日期，以及一些說明。簽批、審核、以及QC的回執(zhí)單通常也包括在內(nèi)。
這是一個很好的方式來匯集圖紙和規(guī)范發(fā)送給客戶，承包商和供應(yīng)商。它還記錄和跟蹤發(fā)送的文件和版本。這有助于確保在出現(xiàn)分歧或訴訟時，對文件進行必要的更改，同時又保留相關(guān)記錄作為歷史備份。
通過工作流方式發(fā)送傳輸信息的文件包使分發(fā)文件變得更加容易，不僅可以跟蹤傳輸日期，還可以記錄文件的發(fā)送對象和接收時間。
工作流中的自動傳輸
現(xiàn)在更多的企業(yè)可以使用用于創(chuàng)建、分發(fā)和跟蹤傳遞的工作流自動化。這種自動化節(jié)省了數(shù)千小時的手動傳輸所耗費的時間，并提高了信息傳遞的準確性。
有些工作流系統(tǒng)還可以根據(jù)以下關(guān)鍵指標來控制傳輸文件的創(chuàng)建和分發(fā)：
1.每個合并文件的狀態(tài)
2.查看項目的狀態(tài)
3.經(jīng)理/主管的內(nèi)部批準。
通過使用這些類型標準控制的工作流，企業(yè)可以更好地控制何時以及如何執(zhí)行工作傳遞。這意味著沒有充分的審查和批準就不能隨意發(fā)布工作指令，加強了企業(yè)的內(nèi)控。
傳遞性質(zhì)的工作流
當(dāng)前的工作流技術(shù)為許多公司提供了進一步的機會，即傳遞工作流獨立于其他業(yè)務(wù)的工作流，而不是與圖紙設(shè)計和發(fā)布、提交、RFI跟蹤、標記（修訂）等集成。
事實上，大部分工作流都帶有傳遞性質(zhì)，其創(chuàng)建和分發(fā)應(yīng)被視為更大項目，完成更大工作流中的某一個步驟。并在更大流程中起到承上啟下的作用，它能夠啟動、跟蹤和報告工作流的狀態(tài)。例如，為設(shè)施改造創(chuàng)建圖紙的項目工作流應(yīng)包括原始RFI、響應(yīng)和批準、對任何圖紙的更改以及確認RFI是否已關(guān)閉。
這些自動移交確保沒有任何文件、信息、資源被遺漏，并在里程碑即將到來或行動過期時向流程各方發(fā)送足夠的通知確保流程的推進。通過將傳遞工作流包含在大型項目工作流中，可以自動啟動操作、請求、通知和協(xié)作，而不是手動跟蹤和報告。
隨著項目在每個狀態(tài)之間的轉(zhuǎn)換，可以創(chuàng)建或更新和分發(fā)自動傳輸包（如果適用）。這樣也可以開發(fā)臨時傳遞，提高整個項目工作流的速度。
通過在傳輸?shù)墓ぷ髁鏖_發(fā)和分發(fā)階段，企業(yè)可以實現(xiàn)流程自動化，還可以更好地了解項目落后、錯過里程碑或客戶不滿的原因。將項目狀態(tài)、事件數(shù)量和時間安排等相關(guān)聯(lián)的報告清楚地告訴公司應(yīng)該關(guān)注哪些改進的事項。
信息傳遞與項目工作流集成
企業(yè)會從自動化傳遞創(chuàng)建的審計跟蹤中獲益，但同時不應(yīng)忽視工作流的真正目的——加快和推進整個項目工作流。如果公司的政策、程序和系統(tǒng)將傳遞性工作流與其他項目工作流分解，就無法實現(xiàn)真正的優(yōu)勢。未來，工作流管理系統(tǒng)將不斷完善，更好地識別項目管理和傳遞的相關(guān)性，甚至可能使流程參與方更加緊密、實時地協(xié)作。
