如何自動(dòng)化我的工作流程？
作者：AlphaFlow團(tuán)隊(duì)來(lái)源：m.zqrtjx.com.cn訪問(wèn)：116時(shí)間：2024-06-22
為了使工作流程自動(dòng)化，您首先需要了解影響其結(jié)果的一切。這可能需要團(tuán)隊(duì)中管理日常工作流程功能的人員提供寶貴得意見(jiàn)。一旦收集到團(tuán)隊(duì)的信息，就會(huì)創(chuàng)建一個(gè)工作流圖——無(wú)論是使用流程圖，還是一個(gè)任務(wù)列表，我們都可以確定工作流自動(dòng)化的機(jī)會(huì)在哪里了。然后，我們?cè)趤?lái)看每個(gè)步驟，如何實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化工作流：
1. 定義工作流程
在實(shí)現(xiàn)工作流自動(dòng)化之前，您需要了解工作流的起點(diǎn)和終點(diǎn)。是什么啟動(dòng)了工作流？工作流何時(shí)完成？您的工作流程應(yīng)該產(chǎn)生離散的、可計(jì)數(shù)的輸出。
2. 識(shí)別工作流程中的所有參與者
一旦你確定了起點(diǎn)和終點(diǎn)，你就需要把它們之間的點(diǎn)連接起來(lái)。誰(shuí)參與了工作流程？任何參與該任務(wù)的人——即使只是為了回顧或傳遞某項(xiàng)工作——都需要被考慮其責(zé)任范疇。
3. 列出所有系統(tǒng)、應(yīng)用程序和工具
除了參與工作流程的人員外，您還需要突出顯示影響工作的系統(tǒng)、工具和應(yīng)用程序。例如，協(xié)作應(yīng)用程序、公有云的存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)或ERP、CRM或其他遺留組件。如果您的團(tuán)隊(duì)使用低代碼自動(dòng)化等參與系統(tǒng)，請(qǐng)確保您考慮到其在工作流程中的作用。
4. 注意所有輸入途徑
工作流管理可能依賴于來(lái)自各種來(lái)源的信息或數(shù)據(jù)。這些表單可以捕獲來(lái)自應(yīng)用程序或系統(tǒng)的請(qǐng)求、電子郵件、機(jī)器人程序、消息或數(shù)據(jù)。確保這些數(shù)據(jù)的甄別和篩選，將多渠道的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合。
5. 注意所有交接
工作流項(xiàng)目或信息易手的實(shí)例是常見(jiàn)的問(wèn)題來(lái)源。這些可能會(huì)造成瓶頸，也可能是后續(xù)跟進(jìn)失敗或項(xiàng)目停滯的情況，因?yàn)椴磺宄乱徊秸l(shuí)應(yīng)該處理項(xiàng)目。所以，注意所有工作流中的交接節(jié)點(diǎn)。
6. 創(chuàng)建自動(dòng)化愿望清單
現(xiàn)在您已經(jīng)有了一個(gè)完整的工作流程藍(lán)圖，現(xiàn)在是時(shí)候構(gòu)建一個(gè)您想要自動(dòng)化的所有任務(wù)和活動(dòng)的列表了。
7. 構(gòu)建工作流的未來(lái)版本
可以使用自己選擇的自動(dòng)化工具創(chuàng)建新版本的工作流。如果您使用的是低代碼工具，您將能夠使用直觀的視覺(jué)界面構(gòu)建工作流并設(shè)置自動(dòng)化。
8. 測(cè)試版本
在向團(tuán)隊(duì)介紹新的工作流程之前，請(qǐng)確保對(duì)其進(jìn)行測(cè)試，以確保輸出滿足其目標(biāo)，并且不存在瓶頸、數(shù)據(jù)孤島或數(shù)據(jù)泄露等問(wèn)題。
9. 教導(dǎo)用戶
如果您使用的工作流軟件對(duì)您的團(tuán)隊(duì)來(lái)說(shuō)是新的，您需要讓他們做好使用新工具的準(zhǔn)備。如果他們已經(jīng)熟悉您的系統(tǒng)，您將希望確保他們了解優(yōu)化工作流程的步驟，并有信心執(zhí)行它。
10. 部署、監(jiān)控和優(yōu)化
在為團(tuán)隊(duì)部署新的自動(dòng)化工作流程開(kāi)綠燈后，您就開(kāi)始了持續(xù)的監(jiān)控工作，偶爾也會(huì)優(yōu)化工作流程，以確保其準(zhǔn)確性、效率和生產(chǎn)力。
