如何構(gòu)建敏捷的工作流程？
作者：alphaflow來(lái)源：m.zqrtjx.com.cn訪問(wèn)：195時(shí)間：2020-06-16
如果您有雄心勃勃的目標(biāo)，并希望團(tuán)隊(duì)有出色的表現(xiàn)，那么敏捷的工作流將為您提供極大的價(jià)值，為企業(yè)提供強(qiáng)大的核心助力并取得出色的業(yè)績(jī)。構(gòu)建敏捷的工作流程可以幫助您理解復(fù)雜的項(xiàng)目，同時(shí)記錄工作流程則可以幫助您優(yōu)化和改進(jìn)它們。
工作流本質(zhì)上是團(tuán)隊(duì)敏捷性的保障，也是重復(fù)的業(yè)務(wù)流程的直觀表示。它們指導(dǎo)用戶逐步完成該某個(gè)業(yè)務(wù)流程，并向他們提供有關(guān)誰(shuí)在執(zhí)行每個(gè)任務(wù)的信息。工作流由創(chuàng)建甘特圖團(tuán)隊(duì)定義，至今工作流幾乎被每個(gè)行業(yè)的團(tuán)隊(duì)所使用。
為什么要構(gòu)建敏捷的工作流程？
首先，敏捷的工作流為部門(mén)中的流程和項(xiàng)目帶來(lái)了一致性。它們使流程更容易被辨識(shí)，運(yùn)作也更高效，并且可以幫助您的團(tuán)隊(duì)產(chǎn)生一致到且可預(yù)測(cè)的結(jié)果。
其次，記錄在案的敏捷工作流還可以衡量您的流程，以識(shí)別問(wèn)題區(qū)域或瓶頸。識(shí)別瓶頸和簡(jiǎn)化工作流程是追求敏捷的一大要素。
把工作流記錄在案可以使培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)的新成員能與其他部門(mén)的合作變得更加容易、快速。對(duì)于不熟悉流程的人來(lái)說(shuō)，這些經(jīng)過(guò)成熟思考、反復(fù)試驗(yàn)的流程遠(yuǎn)比每個(gè)人口述的流程可靠并且有用得多。
如何構(gòu)建敏捷工作流程
構(gòu)建敏捷的工作流程可能需要花多一些時(shí)間，但值得花費(fèi)這些時(shí)間。首先需要根據(jù)您的團(tuán)隊(duì)對(duì)流程的熟悉程度和復(fù)雜程度來(lái)評(píng)估。記住，每次建立一個(gè)流程都會(huì)有所不同。但是，以下步驟將指導(dǎo)您快速地構(gòu)建工作流程：
1.確定您要記錄的內(nèi)容
如果您的團(tuán)隊(duì)成員經(jīng)常重復(fù)執(zhí)行某個(gè)流程，那么就可能值得記錄。對(duì)于復(fù)雜或涉及多個(gè)人的過(guò)程，其最終產(chǎn)品對(duì)于客戶或利益相關(guān)者都應(yīng)該是可見(jiàn)的。尤其是過(guò)去您的團(tuán)隊(duì)在這個(gè)過(guò)程中遇到麻煩，就更應(yīng)該被記錄。
至于您應(yīng)該或不應(yīng)該記錄那些沒(méi)有設(shè)定規(guī)則的流程，則需要與正在使用他們的團(tuán)隊(duì)交談，了解他們?cè)诖诉^(guò)程中的成效，再來(lái)確定如何與績(jī)效關(guān)聯(lián)。
2.確定工作流程的范圍
將工作流文檔化的好處之一是，它可以確定流程范圍，并幫助您控制流程的復(fù)雜度，避免不必要的添加。通常，我們很容易通過(guò)非標(biāo)準(zhǔn)化的口述，為流程添加新的工作。雖然參與工作流程的任何人都應(yīng)該在其范圍上提供意見(jiàn)，但是如果僅僅是發(fā)表意見(jiàn)而未把它記錄在案的話，那么很可能每個(gè)人都會(huì)使用不同的策略去應(yīng)對(duì)同一件事務(wù)，那就會(huì)取得不同的結(jié)果。為了任務(wù)采取最佳策略和結(jié)果，我們需要確定工作流程的范圍，消除多余或進(jìn)度緩慢的任務(wù)。
花多一些時(shí)間與您的團(tuán)隊(duì)討論一下您要定義的特定工作流程中應(yīng)該包括和不應(yīng)該包括哪些內(nèi)容，以及最終結(jié)果將如何擴(kuò)展。
3.確定敏捷工作流程步驟
首先，只需列出您知道的工作流程中的步驟即可。如果可能，請(qǐng)親自參與此工作流程相關(guān)的每個(gè)人的交流當(dāng)中，以更詳細(xì)地安排這些步驟。
當(dāng)您討論每個(gè)步驟時(shí)，請(qǐng)向您的團(tuán)隊(duì)詢問(wèn)這個(gè)問(wèn)題：此工作流程中的每個(gè)步驟都會(huì)幫助團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)其目標(biāo)嗎？其實(shí)，這是在每條工作流中，每個(gè)人的輸入如此重要的原因之一：有些人可能已經(jīng)找到了簡(jiǎn)化或自動(dòng)化工作流程中可以幫助整個(gè)團(tuán)隊(duì)的部分方法。這樣的詢問(wèn)，能幫助團(tuán)隊(duì)更好地找到敏捷的業(yè)務(wù)流程方案。
最后，在流程中尋找可能會(huì)增加額外時(shí)間或費(fèi)用的步驟，例如外包工作或等待團(tuán)隊(duì)外部人員的批準(zhǔn)。額外的時(shí)間和費(fèi)用會(huì)增加工作流程的復(fù)雜性，因此要請(qǐng)盡可能消除或減少它們。
4.估計(jì)每個(gè)步驟的時(shí)間長(zhǎng)度
一旦您的團(tuán)隊(duì)同意工作流中的步驟，請(qǐng)估計(jì)完成每個(gè)步驟并記錄所需的時(shí)間。觀察這些時(shí)間長(zhǎng)度也能有效提高敏捷性。例如，新人可能在某些業(yè)務(wù)步驟時(shí)顯現(xiàn)出低效率。那么，團(tuán)隊(duì)就有責(zé)任為他提供幫助：培訓(xùn)他的技能短板，還是幫他熟悉業(yè)務(wù)流程。同時(shí)，也能為團(tuán)隊(duì)以外與之合作的人提供背景信息。
5.將流程步驟轉(zhuǎn)換為可視化工作流程
構(gòu)建工作流程時(shí)，將使用形狀和顏色表示工作流程中的步驟并指定執(zhí)行這些操作的人員，這種可視化的方式也能增加流程的敏捷性。如果您的企業(yè)還沒(méi)有建立有效的敏捷工作流指導(dǎo)方針，那么您可以使用它們，這些可視化流程繪制工具能幫助您建立和遵循工作流設(shè)計(jì)的一系列標(biāo)準(zhǔn)。
例如，您可以使用不同的顏色表示團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)成員，以便隨時(shí)在工作流中查看，確保每個(gè)人都明確知道他們需要與誰(shuí)討論每個(gè)步驟。
請(qǐng)記住，工作流程并非一定是一條線性的過(guò)程。比如內(nèi)置的審閱和批準(zhǔn)的工作流將具有不同的路線，具體取決于任務(wù)是被批準(zhǔn)還是被送回進(jìn)行重審。代表具有各種結(jié)果的工作流將在末尾分叉以顯示每個(gè)分支流程。
6.修改和完善工作流程
流程更改是非常常見(jiàn)的，其目的就是在于優(yōu)化流程。它們使流程的細(xì)節(jié)可見(jiàn)，使您有機(jī)會(huì)從不同的視角考慮，對(duì)流程來(lái)說(shuō)可能更有效的處理方式。
在實(shí)施新定義的工作流時(shí)，請(qǐng)注意瓶頸或問(wèn)題區(qū)域。您還應(yīng)該征詢團(tuán)隊(duì)的反饋，并傾聽(tīng)他們的意見(jiàn)。您甚至可以抽出固定時(shí)間與團(tuán)隊(duì)一起檢查工作流程并提出更改建議。擁抱一個(gè)敏捷化的工作流，并努力成為一個(gè)更高效的團(tuán)隊(duì)。
創(chuàng)建敏捷工作流程的意義
創(chuàng)建敏捷的工作流程不僅僅在于簡(jiǎn)化流程，還在于以敏銳的眼光看待流程并尋找改進(jìn)的方法。這使您的團(tuán)隊(duì)可以不斷思考他們每天要做的事情，并以協(xié)作的方式努力提高效率。
