文檔管理工作流，文檔管理的新世界
作者：alphaflow來源：flowyun.com訪問：436時(shí)間：2019-09-02
對(duì)于許多企業(yè)來說，文檔控制和管理功能是業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)和底層。我們需要大量的人工來管理文檔信息，隨著越來越多的圖紙和文件數(shù)字化，管理人員的工作也擴(kuò)展到管理這些電子文件。員工之間使用網(wǎng)絡(luò)共享，這構(gòu)成了公司最主要的知識(shí)資產(chǎn)。
電子化的文件，主要通過內(nèi)網(wǎng)、電子郵件附件等方式成為供應(yīng)商、客戶、企業(yè)員工之間信息傳遞的主要介質(zhì)。這時(shí)，許多公司數(shù)字化轉(zhuǎn)型就會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)問題，一確保信息分發(fā)和協(xié)作工作流上信息的傳遞準(zhǔn)確性；二確保信息傳遞的安全性。
例如：CAD文檔和一些重要的企業(yè)產(chǎn)品數(shù)據(jù)已經(jīng)成為企業(yè)最有價(jià)值的資產(chǎn)之一，這就要求在用戶和第三方傳遞中提供合理的訪問權(quán)限同時(shí)又能保護(hù)資產(chǎn)安全。
引領(lǐng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型
在這種數(shù)字化轉(zhuǎn)型調(diào)整過程中，大多數(shù)企業(yè)的第一步是認(rèn)識(shí)到需要升級(jí)文件控制組，從較低級(jí)別的行政部門升級(jí)為管理級(jí)別數(shù)字化工作的推進(jìn)。這意味著，不僅要確保企業(yè)信息安全的層面提供更可靠的文件保護(hù)機(jī)制。
隨著數(shù)字資產(chǎn)概念的發(fā)展，企業(yè)日常工作流程中會(huì)嵌入許多內(nèi)容包含數(shù)字文件、消息和圖像。為了避免部門之間命名不規(guī)則造成的誤讀，需要有統(tǒng)一的管理。這種統(tǒng)一的文檔管理也會(huì)帶來工作流的變更。
產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（PDM）和產(chǎn)品生命周期管理（PLM）工作流系統(tǒng)已經(jīng)變得足夠復(fù)雜，必須整個(gè)企業(yè)中的使用者和管理者進(jìn)行監(jiān)督和培訓(xùn)。這意味著文檔管理員需要學(xué)習(xí)新系統(tǒng)和新技能，建立相應(yīng)的培訓(xùn)和培訓(xùn)流程。
與其他變革性流程一樣，轉(zhuǎn)向數(shù)字資產(chǎn)管理需要高級(jí)管理層的全力支持和資源支持。在麥肯錫最近的一篇報(bào)告中指出，隨著公司數(shù)字化其流程，一線業(yè)務(wù)增長實(shí)際上會(huì)放緩，但整體盈利能力會(huì)增加。雖然聽起來有點(diǎn)有違常理，這種數(shù)字化轉(zhuǎn)型意味著企業(yè)更大的競(jìng)爭(zhēng)空間被和產(chǎn)品開發(fā)周期縮短了，但是內(nèi)部生產(chǎn)力提高了、誤差減少了、產(chǎn)品上市時(shí)間和勞動(dòng)力投入意味著盈利能力以更高的增長率在逐步增加。
不僅僅是“控制”文檔
隨著信息幾乎完全數(shù)字化，企業(yè)中文檔的控制成為許多企業(yè)工作流程效率掌控的關(guān)鍵。從設(shè)計(jì)、質(zhì)量保證、生產(chǎn)、客戶支持、銷售、財(cái)務(wù)乃至法律，安全地通過數(shù)字文件的形式向用戶、供應(yīng)商/承包商、批準(zhǔn)人、修訂人和審查人傳輸，成為了工作流程中不可或缺的部分。
“文件管理”所包含的資源和能力升級(jí)在整個(gè)企業(yè)中產(chǎn)生了巨大的連鎖反應(yīng)。這種影響比引進(jìn)一個(gè)新的會(huì)計(jì)系統(tǒng)或新的首席財(cái)務(wù)官（CFO）要微妙得多，因?yàn)樾碌臅?huì)計(jì)系統(tǒng)或新的首席財(cái)務(wù)官具有特定的能力或才能。在這里，信息的位置、方式、時(shí)間和安全性的觸角會(huì)影響整個(gè)公司的工作流程和結(jié)果。
對(duì)于以文檔為中心的工作流，提高生產(chǎn)力的下一步是在正確的時(shí)間、盡可能快速、高效地將正確的信息提供給正確的人。例如，將產(chǎn)品示意圖送至生產(chǎn)車間時(shí)，質(zhì)量保證已經(jīng)由研發(fā)部發(fā)布，并確保所有適當(dāng)?shù)膶彶槿藛T和批準(zhǔn)人員完成其檢驗(yàn)任務(wù)。
在ERP環(huán)境中，文檔工作流在哪里起作用？
許多企業(yè)已經(jīng)開發(fā)并實(shí)施了ERP系統(tǒng)，如SAP，它提供跨職能、跨部門的關(guān)鍵工作流處理。盡管許多這些工作流涉及數(shù)字資產(chǎn)（例如發(fā)票、員工記錄、訂單），但它們通常以流程為中心。對(duì)于這些流程，數(shù)字資產(chǎn)在完成任務(wù)時(shí)很有用，而不是作為任務(wù)的對(duì)象。例如，工程變更單的創(chuàng)建及其批準(zhǔn)是一個(gè)以文檔為中心的工作流，其中數(shù)字資產(chǎn)的創(chuàng)建是工作的重點(diǎn)。
因此，文檔控制在為以流程為中心的工作流中扮演者類似圖書管理員的角色，它在企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行分發(fā)和傳遞，成為企業(yè)以文檔為中心的工作流推動(dòng)者。因?yàn)檫@些工作流貫穿整個(gè)企業(yè)，所以所使用的工作流系統(tǒng)必須是健壯的、穩(wěn)定的，最重要的是要易于理解和使用。
這類工作流系統(tǒng)能讓企業(yè)在轉(zhuǎn)型中做到信息高度一致，同時(shí)讓那些接受數(shù)字化轉(zhuǎn)型的企業(yè)在市場(chǎng)中創(chuàng)造優(yōu)勢(shì)。
